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Non è semplice scrivere dei messaggi efficaci, eppure con l'avvento degli SMS prima e di app come WhatsApp poi si scrive sempre più e si parla sempre meno. Inizialmente gli SMS erano a pagamento e peraltro prevedevano un limite al numero dei caratteri quindi il loro impiego era abbastanza limitato, ma l'arrivo delle prime offerte con 3 o 4 mila messaggi ha cambiato progressivamente le cose.
Le conversazioni scritte possono riservare delle insidie, e ce ne siamo resi conto - a volte a nostre spese - nei diversi anni in cui hanno preso piede.
Per cui è normale chiedersi come formulare un messaggio efficace, soprattutto se non si è troppo abituati a scrivere, se c'è da costruire un messaggio formale, o se ci si approccia con qualcuno per la prima volta. Vediamo una serie di trucchi e consigli riferiti all'ambito professionale e alla sfera privata per scrivere in ogni occasione dei messaggi efficaci.
Ricorda l'educazione
L'educazione è alla base di ogni interazione, sia de visu che virtuale. Per cui se state riflettendo su come scrivere un messaggio efficace, sia un WhatsApp che un SMS, è buona norma aprirela conversazione con un saluto, specie se il messaggio è "formale". Ciascuna occasione richiede un saluto appropriato, a seconda del grado di confidenza con l'interlocutore.
Non sbagliare orario
Scegliere l'orario migliore per scrivere un messaggio è uno degli aspetti più importanti per essere efficaci. E se è banale che, ad esempio, scrivere un messaggio a mezzanotte inoltrata non è la soluzione ideale se non per correre il rischio di infastidire il destinatario, è meglio scegliere con cura il momento più appropriato durante la giornata. Salvo urgenze, è preferibile scrivere un messaggio al mattino, durante la pausa pranzo o nel primo pomeriggio. Luce "arancione" per la sera, luce "rossa" durante la notte.
Occhio ai "vocali"
I messaggi vocali sono uno strumento molto utile introdotto dai sistemi di messaggistica istantanea, come WhatsApp, Telegram o Facebook Messenger. Vanno però utilizzati con parsimonia, e sono tendenzialmente da evitare se non si ha sufficiente confidenza con l'interlocutore. Tra i problemi principali dei "vocali" c'è il fatto che richiedono un impegno maggiore rispetto ai messaggi di testo per via del fatto che bisogna trovare del tempo per ascoltarli, specie se si tratta di comunicazioni lunghe. Al primo approccio è certamente preferibile scrivere un SMS o un WhatsApp, ai vocali meglio ricorrere se c'è da affrontare in modo approfondito una determinata questione, non prima però di essersi accertati che non sia meglio una tradizionale chiamata, specie se non si ha particolare confidenza con il destinatario.
Usa la formattazione del testo
Prima del debutto dei sistemi di messaggistica istantanea era impensabile di poter formattare un messaggio di testo, arricchendolo con dei passaggi in grassetto, in corsivo o sottolineati. La tecnologia però negli anni ci ha fornito anche questo strumento che, se utilizzato nel modo corretto e senza abusi, può dare una grande mano a scrivere un messaggio efficace, soprattutto se il messaggio in questione è più lungo del normale.
Enfatizzare dei termini con il grassetto, mettere in risalto dei passaggi con una sottolineatura o utilizzare il corsivo per un indirizzo può favorire la comprensione del messaggio. Senza contare che un testo più ricco può sopperire, sebbene in parte, alla mancanza del tono o dell'enfasi che fanno parte del parlato e che, inevitabilmente, si perdono quando il messaggio viene letto.
Affronta argomenti "leggeri"
Lasciando da parte l'ambito professionale o le conversazioni tra sconosciuti, secondo alcuni psicologi, SMS e WhatsApp andrebbero utilizzati per fare conversazione, per discutere di argomenti leggeri.
Quelli più impegnati o, a maggior ragione, discussioni delicate o pesanti andrebbero affrontati di presenza o al massimo al telefono.
Dal parlato allo scritto infatti, oltre che il linguaggio del corpo, come detto sopra si perdono tono ed espressività della voce, per cui è più probabile che un messaggio di testo possa essere interpretato in maniera errata, sommando problemi ai problemi. Su WhatsApp, meglio conversazioni spensierate.
Se non sei sicuro, adeguati
Alcuni professionisti della comunicazione sottolineano l'importanza di adeguarsi al registro del destinatario nel momento in cui si fosse incerti su come proseguire, magari in una conversazione agli albori. Esempio: nel momento in cui si notasse che l'interlocutore preferisce delle risposte brevi può essere efficace adeguarsi, quindi rispondere ad un messaggio conciso con un altro altrettanto essenziale. Leora Trub, psicologa della Pace University, in un articolo per l'American Psycological Association ha scritto che "i partner che utilizzano delle modalità di comunicazione simili ritengono la loro relazione più soddisfacente".
Sii te stesso
Al di là delle "tecniche" comunicative come quella suggerita da Trub, il consiglio cardine rimane sempre e comunque il medesimo: bisogna essere sempre se stessi. Di trucchi e consigli per scrivere dei messaggi WhatsApp o SMS efficaci ne esistono di ogni tipo, ma delle vere e proprie regole, in realtà, non esistono. È sufficiente tenere a mente delle norme di buon senso, come andare dritti al punto senza troppi giri di parole, fare attenzione a possibili gaffe causate dalla correzione automatica e ricontrollare il testo prima di inviare il messaggio. Ma l'unica vera regola per scrivere un messaggio efficace rimane quella di essere sempre fedeli a se stessi.
