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Mai come in questo periodo il lavoro è diventato smart e le app per lo smart working e le videoconferenze si sono dimostrate così utili e in grado di far girare l'economia in un modo completamente diverso da quello tradizionale, fatto di presenza in ufficio dalle 9 alle 18, di riunioni in sala meeting, carte che girano da un ufficio all'altro.
Finalmente è chiaro un po' a tutti che la trasformazione digitale dell'economia è già avvenuta e, se non è ancora realtà, è colpa dell'economia stessa e non del digitale. Ma il mondo dello smartworking e delle videoconferenze non è tutto rose e fiori: per ogni problema noto che la tecnologia ha risolto, ne è spuntato uno legato proprio alla tecnologia.
Ma il problema vero, connettendosi a distanza con amici e colleghi tramite Internet, è sempre lo stesso: preservare sicurezza e privacy, nostra e dell'azienda. Ecco alcuni suggerimenti per effettuare videoconferenze di lavoro (o di piacere) senza rischiare nulla.
App per videoconferenze: le impostazioni di default non bastano
La maggior parte delle app per fare videochiamate, webinar e videoconferenze sono impostate per essere facili e veloci da usare: pochi click e sei online, in collegamento con il tuo capo a New York, o con il cliente a Pechino. Ma spesso la facilità d'uso nasconde problemi di sicurezza, perché è sempre meglio regolare bene le impostazioni di sicurezza prima, e non dopo, di lanciare la chiamata.
Zoom, ad esempio, è una delle piattaforme di videoconferenza che sta crescendo maggiormente negli ultimi tempi e soffre del problema appena descritto. Infatti, parallelamente all'uso di Zoom è cresciuto anche il cosiddetto "Zoombombing": dei perfetti sconosciuti entrano nella videoconferenza e fanno di tutto: dal mostrarsi nudi al trasmettere materiale pornografico. Ma anche se non facessero nulla, il fatto stesso che entrino in una videoconferenza aziendale sarebbe un problema.
Nelle impostazioni di Zoom c'è la soluzione: basta scegliere chi può trasmettere audio e video e chi no. Ma normalmente l'app è impostata per permettere a tutti di trasmettere. E chiunque può entrare in una videoconferenza conoscendone il link, che può sfuggire ad uno dei partecipanti in mille modi diversi. Link che, tra l'altro, in molte app di videoconferenza non sono neanche così difficili da indovinare. Inoltre, i tecnici hanno recentemente aggiornato la piattaforma introducendo le "stanze" protette da password: solamente chi conoscerà la parola d'accesso potrà partecipare al meeting.
Lo Zoombombing, in realtà, non è un problema che affligge solo Zoom: anche su Whereby ci sono stati problemi, come quando un uomo nudo è "entrato" in una videolezione scolastica. Studiare bene le impostazioni per la privacy e non fidarsi di quelle di default, quindi, è obbligatorio quando usiamo qualunque app per le videoconferenze.
App per videoconferenze: attenzione alle registrazioni
Ci sono diversi casi in cui è utile registrare una videoconferenza di lavoro, magari per farne un webinar. Il problema, però, è che il dispositivo che sta registrando la videocall deve essere più che sicuro e protetto, altrimenti si rischia di veder viaggiare nel Web un incontro aziendale virtuale che doveva restare riservato. Blindare i PC con antivirus e rete privata virtuale (VPN) non è una scelta, è un dovere. Impostare l'autenticazione a due fattori su tutti i dispositivi mobili sui quali la registrazione verrà scaricata è altrettanto obbligatorio.
App per videoconferenze e smart working: attenzione ai microfoni
Questo suggerimento vale sia se stiamo effettuando una videoconferenza, sia se stiamo semplicemente lavorando da casa in smart working: spegniamo gli smart speaker o, almeno, spegniamo i loro microfoni. Quante volte durante una normale giornata in casa pronunciamo "Ok", "Hey" e altre parole che attivano gli smart speaker? Quante volte gli smart speaker si attivano anche se non glielo abbiamo esplicitamente chiesto? Secondo una ricerca della Northeastern University di Boston e dell'Imperial College London ciò succede in media fino a 19 volte al giorno.
Sappiamo anche che gli smart speaker inviano ogni tanto brevi clip audio (spesso registrate anche senza che noi abbiamo attivato gli assistenti digitali) ad Amazon, Google, Apple e che alcuni dipendenti di queste aziende (spesso in subappalto) ascoltano queste clip per verificare la correttezza delle risposte date da Alexa, Assistant e Siri. Tutto questo, in ambito lavorativo, non è tollerabile: spegnere gli altoparlanti smart è fondamentale.
App per videoconferenze: la nostra casa è il nostro ufficio
Infine, un suggerimento di buon senso che non ha nulla a che fare con la tecnologia: la videocamera che usiamo per la videoconferenza è una finestra che guarda dentro casa nostra. Stiamo quindi molto attenti all'inquadratura e ricordiamoci che dall'altra parte non c'è un amico ma il nostro capo, un collega, un cliente o un fornitore.
Per tutelare la nostra privacy, quindi, ragioniamo come se fossimo in ufficio: c'è qualche oggetto visibile nell'inquadratura che non porteremmo mai in ufficio? Se la risposta è sì, spostiamolo. Se durante la videoconferenza dobbiamo condividere lo schermo, poi, ci sono delle accortezze in più che abbiamo raccolto nella nostra guida su come condividere lo schermo in piena sicurezza.
4 aprile 2020
