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Da tempo, il computer è diventato parte fondamentale della giornata lavorativa di qualunque persona. Che si tratti di un "normale" PC da scrivania, di un portatile, di un laptop ibrido 2-in-1 o di un sistema informatico integrato all'interno di un macchinario utensile, poco importa: qualunque sia la propria funzione o il compito che si è chiamati a svolgere, le probabilità di utilizzare un computer (sotto qualsiasi forma) sono molto elevate.
All'interno degli uffici, poi, questo rapporto simbiotico è ancora più forte. Il PC può essere utilizzato per scrivere e stampare documenti, inviare messaggi di posta elettronica e, da qualche anno a questa parte, seguire gli sviluppi dei progetti cui si lavora grazie a piattaforme di project management. Questi strumenti consentono di avere una visuale completa del lavoro che si sta portando avanti, valutarne i progressi e comunicare con i propri colleghi in maniera veloce e immediata. Insomma, prodotti utilissimi per efficientare i processi interni e rendere più veloce lo scambio di idee e opinioni tra collaboratori.
Cos'è e come funziona Trello
Quando si parla di software o piattaforme di project management, Trello è il primo nome che viene in mente (o, quanto meno, uno dei primissimi). Forte di un'interfaccia utente intuitiva e di facile utilizzo, Trello consente di gestire tutti i progetti cui si sta lavorando in maniera immediata: organizzato per colonne, consentirà di seguire gli sviluppi dei vari progetti cui si sta lavorando in contemporanea. L'utente potrà creare diverse bacheche, strumento principale che consente di organizzare e gestire i propri flussi lavorativi: all'interno della bacheca potranno trovare diverse liste (le colonne già citate), a loro volta composte da schede. Il gestore del workflow potrà decidere di rendere le bacheche pubbliche o private a seconda delle necessità del progetto. Grazie alle liste sarà possibile dividere i progetti in varie macroaree alle quali aggiungere uno o più colleghi per assegnare compiti e segnalare scadenze. All'interno della bacheca o delle liste si potranno aggiungere file (grandezza massima variabile, a seconda del piano che si sottoscrive) e, grazie ai Power Up, sfruttare nuove funzionalità (aggiungendo il Power Up di Slack, ad esempio, si potrà anche chattare tra colleghi).
Cos'è e come funziona Slack
Se si cerca uno strumento collaborativo per l'ufficio, che consenta di gestire un gruppo di lavoro sin nei minimi dettagli, Slack è la soluzione che stavate cercando. Si tratta della piattaforma di comunicazione più conosciuta e apprezzata a livello professionale, tanto da essere supportata e integrata in moltissimi strumenti di project management (Trello, come abbiamo appena visto, e altri): grazie alle sue funzionalità e agli strumenti che mette a disposizione degli utenti, consente di scambiare messaggi, idee, suggerimenti (e file) con i propri colleghi in maniera facile e veloce. Nato come alternativa alla posta elettronica di lavoro, il funzionamento di Slack è basato sui channel: dopo aver creato il workspace per il gruppo lavorativo, si potranno (e dovranno) creare canali tematici dedicati a un progetto piuttosto che un altro. In questo modo i colleghi aggiunti allo spazio di lavoro sapranno dove condividere i file relativi a un progetto e dove chiedere lumi e spiegazioni riguardanti un secondo progetto. A questo si aggiunge un potente motore di ricerca interno, che consente di ritrovare conversazioni, comunicazioni e file inviati anche diversi mesi prima, e la possibilità di integrare altri strumenti utili per il lavoro (come Google Drive o Dropbox, per citare due delle app Slack più utilizzate).
Cos'è e come funziona Asana
Da tempo ritenuta una delle migliori alternative a Trello, Asana integra all'interno di un'unica piattaforma strumenti per seguire di project management, una piattaforma di comunicazione interna al gruppo di lavoro e un tool per assegnare task e obiettivi al proprio gruppo di lavoro e monitorarne lo sviluppo e l'evoluzione. Questa, però, non è che la "superficie" dei tanti strumenti e funzionalità che questa piattaforma di project management sa offrire a chi la sceglie. Grazie a un'interfaccia intuitiva e facile da utilizzare (molto simile a quella di Trello, c'è da dire), organizzare il proprio gruppo di lavoro e i propri progetti sarà un gioco da ragazzi: a questo punto sarà possibile discutere con gli altri le modalità di lavoro da seguire sfruttando la chat interna, aggiungere sotto task e molto altro ancora. E se gli strumenti offerti non dovessero bastare, sarà sempre possibile integrare Asana con altre piattaforme online per la gestione dei flussi di lavoro e non solo (da Slack a Google Drive, passando per Github e Dropbox).
Cos'è e come funziona Workplace by Facebook
Annunciato nel 2016 come Facebook at Work e rilasciato ufficialmente nella prima metà del 2017 con il nome di Facebook Workplace, si tratta di una versione del social network pensato per le aziende. Non ci si deve confondere e pensare a questo strumento come una Pagina Fan o un gruppo dove parlare con i colleghi. Al contrario, è una versione del social network così come lo conosciamo e (probabilmente) utilizziamo quotidianamente, con degli strumenti aggiuntivi pensati per gli ambienti di lavoro. Una volta attivato dall'azienda, dovremmo creare un profilo utilizzando la posta elettronica aziendale, così dar chattare con i colleghi o creare gruppi di lavoro focalizzati su progetti specifici, creare eventi e tutto quanto ci si aspetta da una piattaforma di project management. Anche se scompare il blu iconico di Facebook, l'interfaccia utente è quella cui siamo abituati: non ci sarà nessuna "curva d'apprendimento" da scalare, ma tutto apparirà immediatamente familiare e di facile utilizzo (a patto, ovviamente, di aver utilizzato per qualche tempo il social network). Grazie all'integrazione con Google Drive, Onedrive, Dropbox e Quip, si avranno a disposizione strumenti e piattaforme aggiuntive per arricchire l'offerta ai propri dipendenti/colleghi.
Cos'è e come funziona Microsoft Teams
Nella creazione del suo tool di project management, Microsoft è partita oggettivamente da una posizione di vantaggio. Almeno nella fase iniziale, gli ingegneri e tecnici della casa di Redmond non hanno dovuto "far altro" che integrare tra loro prodotti e piattaforme già esistenti in un unico, nuovo prodotto. Nasce più o meno così Microsoft Teams, piattaforma dedicata ai gruppi di lavoro e alle aziende della società guidata da Satya Nadella. Tra gli strumenti principali cui si potrà accedere dalla propria bacheca di Teams trovano spazio gli applicativi della suite Office (nella versione Office 365), Skype (per chat e videoconferenze) e Outlook (gestione della posta elettronica di lavoro), ma si tratta solamente della "superficie". Definito da tutti come l'anti-Slack, Teams offre centinaia di chatbot pronti ad aiutare il gestore del gruppo a organizzare eventi o creare sondaggi o inviare email a gruppi di contatti. Il gruppo di ingegneri e tecnici Microsoft che si occupa dello sviluppo di Teams starebbe aggiungendo un altro centinaio di strumenti, che andranno ad affiancare quelle già esistenti, come le integrazioni con servizi come Trello e SAP.
Cos'è e come funziona Podio
Flessibile e dotato di un app store in grado di espanderne a dismisura strumenti e funzionalità a disposizione del gruppo di lavoro, Podio è tra le migliori alternative a Trello oggi disponibili sul mercato. All'interno di Podio si potrà trovare (e utilizzare) una potente piattaforma di comunicazione, che consentirà di scambiare opinioni e suggerimenti con gli altri colleghi del gruppo di lavoro; uno strumento di project management per seguire lo sviluppo dei progetti che si coordinano; un tool per gestire il flusso di lavoro interno e molto altro ancora. Dopo aver creato il workspace per la propria azienda e invitato gli altri colleghi a partecipare (possibile assegnare a ognuno di loro un ruolo specifico all'interno della piattaforma), si potrà iniziare a gestire i vari progetti registrando il flusso di lavoro e monitorando gli avanzamenti dei colleghi che lavorano insieme a noi.
Cos'è e come funziona Wekan
Vi piace Trello, la sua interfaccia e le modalità con cui consente di gestire il flusso di lavoro all'interno dell'ufficio, ma la vostra azienda non vuole (o non può) investirci sopra grosse cifre, Wekan è l'alternativa Trello che stavate cercando. Completamento open source (rilasciato con licenza MIT) si trova in download gratuito su GitHub e può essere installato direttamente sui server dell'azienda. Per il resto c'è poco da aggiungere: come alternativa Trello, mutua dalla più famosa piattaforma di project management l'interfaccia e moltissime delle funzioni disponibili. Certo, non trovandosi in versione Software as a Service, richiederà un po' di lavoro supplementare in fase di installazione e prima configurazione, ma da quel momento in poi sarà un po' come utilizzare Trello, con il vantaggio di poterla pienamente modificare e adattare alle esigenze del proprio ufficio.
