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I vantaggi che lo smart working garantisce sono molteplici, sia da un punto di vista organizzativo, sia da un punto di vista economico. Allo stesso tempo, però, il lavoro da remoto ha anche i suoi lati negativi. Lavorando da casa, ad esempio, si dovranno condividere spazi con gli altri membri della famiglia e non sempre le proprie esigenze lavorative corrisponderanno con quelle degli altri. Nello spazio casalingo si rischia di venire coinvolti da incombenze personali e familiari. E così in alcuni frangenti, diventa difficile distogliersi da tutto per dedicarsi solo ed esclusivamente alle proprie mansioni e progetti lavorativi.
Eppure, esistono tante soluzioni pensate per rendere davvero efficiente lo smart working: da tecniche finalizzate ad ottenere la massima concentrazione, fino a tool e app appositamente studiati per il lavoro agile. Insomma, volere è potere, ma farsi aiutare da qualche strumento ad hoc potrà sicuramente migliorare la situazione. Perciò, prepara la tua postazione smart e leggi alcuni consigli per organizzare il tempo durante lo smartworking.
Smart working: pianifica tutte le attività
La classica lista di cose da fare ritorna prepotente anche e soprattutto durante i giorni di smart working. Rispettare la to-do-list è il vero obiettivo di ogni professionista: permette di organizzare al meglio il tempo in base alle proprie necessità, senza sacrificare neanche un minuto. Per crearla è sufficiente un diario, che può essere cartaceo o digitale, in cui riportare ogni impegno: dalla redazione di un testo, ad una call, un webinar o altri appuntamenti di varia natura. È molto importante rispettare il tempo destinato ad ogni evento, che avrà una scadenza giornaliera e settimanale.
A tal proposito, il momento migliore per creare la lista settimanale è il lunedì, per quella giornaliera invece è consigliata la mattina subito dopo un'abbondante colazione e prima di iniziare qualsiasi attività. Basta anche un quarto d'ora al giorno per capire cosa fare e quanto tempo impiegarci. A fine giornata, sarà più facile capire se si sono rispettati gli impegni e soprattutto i tempi programmati. Questo strumento deve essere sempre a portata di mano, in modo che quando si finisce qualcosa si sappia subito qual è la prossima attività in programma e non si perde tempo.
Smart working: come organizzare la giornata
Per migliorare l'efficienza lavorativa quando si adotta il lavoro agile è bene anche adottare delle tecniche di organizzazione del tempo nel corso della giornata. Anche se non ce ne rendiamo conto, lavorando in ufficio abbiamo diverse occasioni per distrarci: scambiamo una chiacchiera con il vicino di scrivania, ci alziamo per andare a bere un caffè e così via. Azioni che, strano a dirlo, ci aiutano a essere più efficienti e concentrati. Per questo motive, anche quando si lavora da casa (o, comunque, lontani dall'ufficio) bisognerebbe adottare una tecnica simile, "spezzettando" la giornata lavorativa in maniera più efficace.
Molti smart worker, ad esempio, adottano la cosiddetta tecnica del pomodoro: si divide la giornata lavorativa in mezz'ore e si riserva parte di questo lasso di tempo per il relax. Secondo la tecnica appena citata, si dovrebbe lavorare per 25 minuti e rilassarsi per 5 minuti. In questo lasso di tempo si può fare ciò che si vuole: giocare con lo smartphone, alzarsi per prendere una boccata d'aria, controllare le ultime notizie e così via. È importante anche prendere nota di ciò che si è fatto nei 25 minuti di lavoro, così da poter verificare cosa resta ancora da fare.
Smart working: to-do-list app e gestione tempo
Esistono diverse app per creare la propria to-do-list lavorativa. Una di queste si chiama Any.Do e permette di pianificare diversi impegni per data e ora. L'applicazione si può sincronizzare con il proprio dispositivo che emetterà un avviso quando è arrivato il momento di iniziare una specifica attività. È un'ottima soluzione per avere sempre a disposizione la propria agenda. È disponibile sia per sistemi Android che iOS.
Gli affezionati alle soluzioni firmate da Big G. possono invece affidarsi a Google Keep, che permette di creare liste da condividere anche con i propri contatti. Potrebbe essere un'ottima soluzione anche per chi lavora in team. Senza dimenticare il classico Google Calendar, uno dei sistemi più utilizzati dai professionisti per creare e gestire appuntamenti e attività durante il telelavoro e non solo.
Per tenere conto del tempo impiegato per ogni attività, invece si può utilizzare un tool molto utile. Si chiama Toggl ed è davvero facile da usare. Si tratta, in poche parole, di un time tracker: permette di tracciare il tempo impiegato per i propri lavori. È molto utile per monitorare la propria produttività. Ma ha anche due importanti vantaggi: memorizza in un registro i tempi impiegati per ogni mansione e li conserva in un archivio, quindi nessuna informazione viene persa. Inoltre, è molto utile per calcolare l'effettivo costo/attività per uno o più clienti, quindi è davvero una manna dal cielo durante la realizzazione di un preventivo.
Se, invece, cerchiamo delle soluzioni più adatte a un ambiente lavorativo, possiamo optare per piattaforme web come Trello e ClickUp. Entrambe mettono a disposizione degli strumenti per creare liste di cose da fare, ma non solo: con Trello e ClickUp si potrà comunicare con i propri clienti o colleghi, condividere con loro file e documenti e "spacchettare" le cose da fare e assegnarle ai nostri contatti. In questo modo si riuscirà ad avere sempre traccia dello stato di avanzamento del progetto anche se l'intero gruppo di lavoro è in smart working.
Telelavoro: per ottimizzare il tempo bisogna comunicare
Immaginare uno smart worker che passa da un ambiente open space in cui ci sono continui feedback con i colleghi ma anche meeting e appuntamenti ad uno spazio isolato, in cui l'unica compagnia è al massimo un gatto, sembra difficile. Ecco perché lavora in azienda, soprattutto chi è impegnato in progetti che coinvolgono un team di persone non deve perdere l'abitudine di comunicare.
A tal fine, bisogna subito dotarsi di tutti gli strumenti necessari ad avere una comunicazione efficiente e costante. Probabilmente avrai già sollevato gli occhi al cielo e pensato "chi non ha Skype di questi tempi?" Eppure, gli intoppi sono dietro l'angolo proprio perché si tratta di un tool basilare che tutti abbiamo (o pensiamo di avere).
Skype & Co.: assicurati che tutto funzioni
Quando si parla di comunicazione a livello professionale, sicuramente Skype è uno dei primi nomi che vengono in mente. Purtroppo, questo dato fa abbassare la guardia.
Per esempio, passando dal computer che utilizzi in ufficio a quello che invece usi a casa, puoi ricordarti (3 minuti prima della videoconferenza) di non averlo installato oppure non hai memorizzato la password nel tuo dispositivo. Questo ti fa perdere minuti preziosi. Ecco quindi che la parola "organizzazione" torna prepotente a dettare le regole del periodo di smart working. Accertati di avere tutta la strumentazione necessaria: non solo Skype ma tutti i software e le app necessarie, fino ad un paio di cuffie con microfono funzionanti. Insomma, mentre prepari la tua nuova postazione casalinga per il telelavoro devi tener conto delle necessità comunicative, senza aspettare le emergenze.
