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Google Calendar è uno degli strumenti di produttività più apprezzati e utilizzati tra quelli messi a disposizione del gigante di Mountain View. Intuitivo e semplice da utilizzare, il calendario di Google permette di organizzare la propria giornata – e la propria vita – dallo schermo di un computer o dal display di uno smartphone e di un tablet. Pochi sanno, però, che questa pratica web app ha parecchi “assi nascosti” che permettono di gestirlo al meglio e, soprattutto, di risparmiare molto tempo.
Scorciatoie da tastiera
Le scorciatoie da tastiera sono tra gli strumenti più comodi per semplificare e velocizzare l'utilizzo del calendario di Google. Se, ad esempio, si vuole passare da una visualizzazione all'altra, basterà premere il tasto giusto e sarà il calendario ad adattarsi automaticamente alla nostra scelta. Premendo il tasto 1 o il tasto d si passerà alla visualizzazione quotidiana; il tasto 2 o w ci fanno passare a quella settimanale; il tasto 3 o m a quella mensile. Se, invece, si volesse visualizzare l'agenda giornaliera basterà premere il tasto a. Il tasto c permetterà di aprire la maschera per creare nuovi eventi, il tasto s ci farà invece accedere alla scheda delle impostazioni di Google Calendar.
Fuso orario
Nel caso di appuntamenti internazionali, il calendario di Google permette di aggiungere un secondo (o anche un terzo, un quarto e così via) fuso orario. Così non ci si dovrà arrovellare per calcolare l'orario esatto della riunione prevista con la sede degli Stati Uniti o con il socio d'affari in viaggio in Australia.
Accedere alle Impostazioni di Calendar premendo il tasto s della tastiera e, nella scheda Informazioni generali, selezionare l'opzione Mostra tutti i fusi orari e cliccare sul link Mostra fuso orario aggiuntivo. A questo punto si potrà aggiungere un nuovo fuso orario e visualizzare, sia nella sezione quotidiana sia in quella settimanale, gli orari degli appuntamenti per entrambi i fusi selezionati.
Feste nazionali
Se ciò che vi manca di più del calendario cartaceo sono i cosiddetti giorni rossi – ovvero quelli che segnalano le domeniche e le varie festività nazionali – non disperate. Il calendario di Google, infatti, permette di aggiungere le festività del proprio Paese, selezionandole da un'apposita lista.
Accedere alle Impostazioni di Calendar premendo il tasto s della tastiera e accedere alla scheda Calendari. In basso a destra nella nuova schermata si trova il link Sfoglia calendari interessanti: cliccandoci sopra si aprirà una finestra pop-up con la lista dei vari calendari nazionali: basterà scegliere quello che interessa per tornare a visualizzare i giorni rossi.
Modificare la Vista personalizzata
Non solo quotidiana, settimanale o mensile. Volendo, è possibile impostare una modalità personalizzata per visualizzare gli appuntamenti segnati sul calendario di Google. Di default questa è impostata su un range temporale di 4 giorni, ma può essere personalizzata a piacere dell'utente.
Accedere alle Impostazioni di Calendar premendo il tasto s della tastiera e, restando nella schermata Informazioni generali, scorrere verso il basso fino a che non si incontra la voce Vista personalizzata. Aprendo il menu a scomparsa, si potrà decidere quale deve essere il lasso temporale visualizzato: due, tre, quattro, cinque, sei o sette giorni; due, tre o quattro settimane.
Volendo, si può decidere anche di non visualizzare più i giorni del week end, adattando il calendario di Google alla settimana lavorativa.
Condividere il calendario
Google Calendar permette di condividere il proprio calendario con uno o più collaboratori, così che siano più persone a poter aggiungere e modificare appuntamenti ed eventi.
Accedere alle Impostazioni di Calendar premendo il tasto s della tastiera e aprire la scheda Calendari. Al fianco di ogni calendario creato è presente il link Condividi questo calendario: cliccandoci sopra si potranno inserire gli indirizzi email dei collaboratori, decidendone anche i “privilegi” per amministrare il calendario (si potrà decidere di farli accedere in sola lettura, o di dare loro la possibilità di modificare quanto già inserito).
Agenda giornaliera via mail
Volendo, è possibile ricevere l'agenda giornaliera sul proprio indirizzo di posta elettronica. Accedere alle Impostazioni di Calendar premendo il tasto s della tastiera e aprire la scheda Calendari. Cliccare sul link Promemoria e notifiche del calendario che interessa e spuntare l'opzione Agenda giornaliera nella parte bassa della schermata. Da questo momento in poi si riceverà, alle 5 di ogni mattino, l'elenco di tutti gli appuntamenti previsti in giornata.
Cerca nel calendario
Ci si è dimenticati di quando si dovrà andare dal dentista o dove ci si dovrà incontrare con l'avvocato? Niente timore. Poteva il calendario del motore di ricerca per eccellenza non mettere a disposizione dei suoi utenti uno strumento per cercare tra i vari appuntamenti segnati?
Nella maschera di ricerca (per accedervi basterà cliccare sulla piccola freccia presente nel campo di ricerca principale) si potrà impostare la data o il luogo dove si dovrebbe svolgere l'appuntamento; oppure i nomi degli altri partecipati o, ancora, la tipologia di appuntamento cui si deve prendere parte. Tutti elementi utili, a loro modo, per riuscire a risalire all'appuntamento di cui si era persa traccia e che rischiava, di conseguenza, di saltare.
Accesso off-line
Non sempre è possibile accedere alla Rete e consultare la propria agenda giornaliera o gli appuntamenti della prossima settimana. È in casi come questi, però, che Google Calendar stupisce per la sua funzionalità. Scaricando e installando la web app per Chrome dallo store di Google, si potrà avere accesso al proprio calendario anche off-line. Certo, l'agenda degli appuntamenti verrà mostrata solamente in modalità lettura e non sarà possibile né modificare né tanto meno aggiungere nuovi appuntamenti o promemoria, ma quanto meno non si resterà totalmente all'oscuro di ciò che ci attende in giornata.
7 gennaio 2014
