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Per preservare la propria privacy quando si invia una email e tenere al sicuro i dati sensibili ci sono degli strumenti che gli utenti possono utilizzare. Oltre ai servizi come Tutanota e Protonmail, anche i client di posta elettronica come Gmail offrono funzionalità aggiuntive che consentono di inviare e aprire email confidenziali. Si tratta della modalità riservata di Gmail, il client di Google, che permette di inviare messaggio provvisti di un codice così che solo l’effettivo destinatario possa leggerne il contenuto. Vediamo quindi come inviare e aprire una email riservata con Gmail.
Gmail: cos’è la modalità riservata e come funziona
La posta elettronica di Gmail offre agli utenti la Modalità riservata, in modo da proteggere i dati sensibili contenuti nei messaggi e negli allegati da occhi indiscreti. Chi riceve una email riservata, quindi, riceverà un messaggio tramite email o SMS con un codice che gli consentirà di aprirla. Il mittente, invece, potrà impostare una data di scadenza per i messaggi, che va da una settimana fino a 5 anni, e revocare l’accesso al contenuto in qualsiasi momento.
Inoltre, sono disattivate per i destinatari le funzioni di inoltro, copia, stampa e download dell’email che deve restare confidenziale.
Utilizzare la modalità riservata permette quindi al mittente di evitare che per sbaglio il destinatario possa condividere la email con qualcuno, però potrà comunque realizzare screenshot del messaggio oppure degli allegati. Va poi considerato che se il dispositivo su cui viene aperta l’email è infettato da malware, i virus informatici potrebbero comunque essere in grado di bypassare la modalità riservata, copiando e scaricando i messaggi e i loro allegati.
Come inviare una email riservata con Gmail
Per inviare una email riservata bisogna prima di tutto aprire Gmail, da PC oppure dalle app disponibili sia per i device Android che iOS, e poi fare clic o tap sulla voce Scrivi. Nel caso della versione per desktop, si aprirà una finestra dove nell’angolo in basso a destra si trova il simbolo di un lucchetto con un timer di Attiva/Disattiva la modalità riservata. Nelle app per smartphone, invece, il pulsante del lucchetto si troverà in alto a destra. Si aprirà una finestra pop-up che spiega il funzionamento della modalità e permette di impostare una data di scadenza, a scelta tra:
- un giorno
- una settimana
- un mese
- tre mesi
- cinque anni.
Il passo successivo è la possibilità di richiedere un passcode, cioè uno speciale codice generato da Google che verrà inviato tramite SMS, oppure via email. Dopo aver impostato questi parametri, bisogna fare clic su Salva e si tornerà alla email, in cui inserire il testo del messaggio e gli eventuali allegati. Premendo il tasto Invio, se si è scelto di generare un passcode verrà richiesto il numero di telefono a cui inviare il codice.
Come aprire una email riservata con Gmail
Quando si riceve una email riservata con Gmail, il messaggio appare nella cartella di Posta arrivata del destinatario, ma a parte l’oggetto non sarà visibile altro. Aprendo il messaggio, si visualizzerà l’avviso di Verifica identità, che recita: “Per visualizzare questa email devi prima confermare la tua identità. Invieremo un passcode monouso al numero”, con il numero indicato dal mittente.
L’utente che vuole aprire la mail, quindi, dovrà fare clic su Invia il passcode e dopo averlo ricevuto dovrà inserire il codice.
A questo punto, l’email confidenziale si aprirà e potrà leggerne il contenuto, ricordando che le opzioni per copiare, incollare, scaricare o stampare messaggio e allegati sono disabilitate. Ogni volta che si vorrà aprire quel messaggio, sarà poi necessario richiedere un nuovo codice monouso.
Come revocare l’accesso all’email riservata in anticipo
Se il mittente decide di revocare l’accesso all’email confidenziale prima dell’arrivo della data di scadenza, potrà farlo in qualsiasi momento seguendo questa procedura. Dopo aver aperto Gmail sul computer o sullo smartphone, bisogna selezionare la cartella della Posta Inviata e poi aprire l’email riservata. In basso ci sarà un box che indica la data di scadenza e il funzionamento della modalità riservata. Facendo clic o tap su Rimuovi accesso, il destinatario non potrà più aprire l’email e visualizzerà il messaggio che l’email è scaduta.
