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La fattura elettronica da tanti punti di vista è un semplice corrispettivo digitale della fattura cartacea. Allo stesso tempo le regole relative alla sua emissione sono leggermente diverse rispetto a quelle a cui sono abituati tanti utenti.
Il risultato è che moltissimi professionisti ancora oggi non sanno come funziona la fattura elettronica: chi ha l'obbligo di emetterla, quali dati servono per compilarla, quanto tempo si ha a disposizione per inviarla, come funziona la sua conservazione. Una confusione non troppo diversa da quella che riguarda firma elettronica, firma digitale e firma autografa.
Per non parlare poi delle perplessità dei forfettari. Anche perché, ad oggi, in Italia fatturazione elettronica e regime forfettario non vanno necessariamente di pari passo. Tutto dipende dall’ammontare totale dei compensi annui del soggetto fiscale in questione.
Volendo iniziare dai fondamentali, è bene chiarire che la fattura elettronica deve essere emessa da colui che cede dei beni o delle prestazioni di servizio, a fronte del pagamento di un compenso. La fattura elettronica formalizza il debito o il credito (a seconda del punto di vista) e non va confusa con la ricevuta, che viene emessa successivamente e attesta il pagamento.
Il tempo di invio della fattura elettronica dipende dalla tipologia scelta dal soggetto fiscale. È possibile scegliere tra fattura elettronica immediata, fattura elettronica differita e fattura elettronica anticipata. Per essere accettata, una fattura elettronica deve presentare diversi contenuti obbligatori. A partire da quelli relativi all’identificazione dei soggetti coinvolti, fino ad arrivare alla descrizione puntuale del bene, del servizio e del pagamento che caratterizzano la transazione.
Inoltre è fondamentale inserire tutte le date e le numerazioni del caso. Proprio il numero progressivo tende a creare qualche difficoltà negli utenti meno esperti, considerato che le regole che lo riguardano sono state modificate di recente.
La fattura elettronica può essere predisposta, inviata e conservata utilizzando un semplice PC. L’importante è utilizzare i software predisposti alla gestione di file XML e, soprattutto, rispettare gli iter procedurali previsti. Da questo punto di vista l’Agenzia delle Entrate è un ottimo punto di riferimento, ma esistono altri servizi che permettono di creare fatture elettroniche, di inviarle e di conservarle in maniera gratuita.
- Cos’è e come funziona la fattura elettronica
- Chi ha l’obbligo di emettere la fattura elettronica
- Quanto tempo ho per emettere fattura elettronica
- Quali dati servono per emettere una fattura elettronica
- Come si predispone una fattura elettronica
- Come si conservano le fatture elettroniche
- Servizi gratuiti per predisporre, inviare, conservare la fattura elettronica
- App per fattura elettronica
- Fatturazione elettronica di Aruba, come funziona
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0. Cos’è e come funziona la fattura elettronica
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La dicitura “fattura elettronica” serve a indicare un equivalente digitale della fattura tradizionale. Dunque da un punto di vista contenutistico non esiste alcun genere di differenza tra una fattura elettronica e una fattura cartacea.
La fattura elettronica nasce e si sviluppa per inseguire diversi obiettivi. Il primo è quello della dematerializzazione: nello specifico la riduzione del consumo cartaceo, con ovvi benefici in termini di ecosostenibilità.
La conservazione digitale di un documento di fatturazione garantisce inoltre un livello di integrità molto superiore rispetto all’approccio tradizionale. Per non parlare poi della salvaguardia dei contenuti all’interno della relazione tra cliente e fornitore.
Da un punto di vista tecnico, di solito la fattura elettronica viene prodotta in formato XML. L’XML (eXtensible Markup Language) è un metalinguaggio che viene utilizzato per definire i linguaggi di markup. Excel e i principali programmi di creazione di fogli elettronici permettono di importare file XML realizzati a partire da database esterni.
La fattura elettronica non presenta differenze contenutistiche sostanziali rispetto alla fattura cartacea. È fondamentalmente una sua versione digitale
In Italia la fattura elettronica è stata introdotta a partire dalla legge finanziaria del 2008, seguendo le linee di azione indicate dall’Unione Europea. È diventata obbligatoria a partire dal 2014 nel settore della Pubblica Amministrazione e a partire dal 2018 nelle transazioni tra privati.
A partire dal 1° luglio del 2022, la fattura elettronica è diventata obbligatoria anche per i contribuenti aderenti al regime forfettario e che, nell’anno precedente, avessero percepito più di 25.000 euro di compensi. Infine, a partire dal 1° gennaio del 2024, la fattura elettronica diventerà obbligatoria per tutti i contribuenti: anche i forfettari con compensi inferiori ai 25.000 euro.
Lo Stato punta sulla fatturazione elettronica innanzitutto per semplificare la gestione dei pagamenti e, al tempo stesso, per aumentarne la trasparenza. La presenza di file inseriti in registri digitali rende più semplici i controlli e più efficace la lotta all’evasione fiscale.
Inoltre l’utilizzo di un meccanismo condiviso rende più competitive anche le aziende, che possono risparmiare tempo e denaro utilizzando una tecnologia condivisa a livello europeo. Proprio in termini di Unione Europea, va segnalato come proprio l’Italia sia stato il primo paese a introdurre la fattura elettronica obbligatoria nelle transazioni tra privati.
Per approfondimento: Cos'è Excel e come usare i fogli di calcolo online
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1. Chi ha l’obbligo di emettere la fattura elettronica
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Quando si parla di fattura elettronica moltissime persone hanno poche certezze e tantissimi dubbi. Ad esempio: chi ha l’obbligo di emettere la fattura elettronica? Quanto tempo si ha per emettere fattura elettronica? Quali dati servono per emettere fattura elettronica?
Per rispondere a queste e a tante altre domande è sufficiente analizzare nel dettaglio il funzionamento della fattura cartacea. Secondo il diritto commerciale la fattura è un documento di natura fiscale che deve venire emesso da un soggetto fiscale, nel momento in cui cede un bene o una prestazione di servizio per cui ha diritto a un compenso.
Dunque è colui che vende il bene o il servizio che ha l’obbligo di emettere fattura: l’operazione di emissione è nota col nome di fatturazione, mentre il documento emesso è noto col nome di fattura di vendita. Lo stesso documento però, se nelle mani dell’acquirente, viene considerato una fattura di acquisto.
Chiaramente nel caso del venditore la fattura formalizza un credito economico, mentre nel caso dell’acquirente la fattura formalizza un debito. La fattura non va poi confusa con la ricevuta. La prima serve a descrivere il bene o il servizio che viene erogato, indicando in maniera chiara e inequivocabile il suo valore economico. La ricevuta invece si limita ad attestare la ricezione di un pagamento. Inoltre è bene sottolineare che l’intestatario di una fattura non deve essere necessariamente il soggetto che effettua il pagamento.
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2. Quanto tempo ho per emettere fattura elettronica
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Generalmente la fattura cartacea deve essere emessa massimo entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui il soggetto fiscale ha ceduto il bene o il servizio in questione. Nel caso della fattura elettronica il discorso si fa appena più complesso. Il soggetto infatti ha tre possibili scelte a disposizione: da una parte l’emissione di una fattura elettronica immediata. Dall’altra l’emissione di una fattura elettronica differita. Infine la fattura elettronica anticipata.
La fattura elettronica immediata può venire emessa entro massimo 12 giorni a partire dalla vendita del bene o dalla prestazione del servizio. Di solito prevede che la data di emissione coincida con la data in cui il soggetto ha ceduto il bene o il servizio.
In alternativa il soggetto può indicare sia la data dell’operazione che quella dell’emissione. Nel campo “Data” all’interno della sezione “Dati generali” andrà però specificata la data in cui è stata effettuata l’operazione.
La fattura elettronica differita invece funziona come la fattura cartacea: può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui il soggetto fiscale ha ceduto il bene o il servizio.
Secondo la Legge Italiana la fatturazione elettronica differita dovrebbe riguardare la cessione di beni, nel caso in cui la loro consegna o la loro spedizione risulti da un DDT o da un documento equipollente. In alternativa può riguardare determinate prestazioni di servizi che si suddividono in erogazioni o prestazioni differenti. Ad esempio un lavoro che viene distribuito in tre giorni diversi.
La data entro cui è possibile emettere fattura elettronica varia in base alla tipologia di fattura elettronica scelta: immediata, differita o anticipata
Per emettere fattura elettronica differita bisogna ricordarsi di selezionare TD24 alla voce “Tipo documento”. Inoltre si devono inserire gli estremi del DDT o del documento equipollente. Anche nel caso della fattura in differita il soggetto fiscale deve indicare sia la data dell’operazione (o delle operazioni) che quella di emissione. In questo caso, il campo “Data” della sezione “Dati Generali” deve venire compilato inserendo l’ultima data che caratterizza l’operazione.
La fattura elettronica anticipata viene emessa prima che l’operazione venga effettuata. Secondo le indicazioni del Legislatore dovrebbe riguardare la cessione di beni mobili o immobili, ma anche determinate prestazioni di servizi.
La fattura elettronica anticipata deve essere emessa entro massimo 12 giorni rispetto alla data di emissione, che viene considerata anche come data in cui è stato ceduto il bene o il servizio in questione. Nel campo “Data” della sezione “Dati Generali” il soggetto fiscale può indicare la data della fine del mese in cui ha ceduto il bene o il servizio. In alternativa può indicare il primo giorno del mese seguente.
Per approfondimento: Fattura elettronica, cos'è e come si fa
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3. Quali dati servono per emettere una fattura elettronica
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Per potere emettere una fattura elettronica è necessario fornire determinati contenuti obbligatori: a prescindere dalla tipologia di fatturazione prediletta (fattura elettronica immediata, differita o anticipata). Si tratta di informazioni necessarie per identificare il soggetto fiscale che emette, il cliente che riceve e la tipologia di bene o servizio oggetto della transazione.
Un primo campo necessario è quello relativo alla data di emissione, ovvero il giorno in cui la fattura elettronica viene emessa e inviata al cliente. Il documento deve poi essere fornito di un numero univoco progressivo.
I soggetti fiscali sono tenuti per legge a numerare le fatture e da questo punto di vista le indicazioni del Legislatore sono cambiate negli ultimi anni. In passato la numerazione prevedeva che si ricominciasse dal numero 1 anno dopo anno.
Oggi invece è necessario proseguire con la numerazione progressiva, indicando a margine l’anno solare di riferimento. Un soggetto che emette dieci fatture elettroniche nel 2021 le dovrà numerare in questo modo: 1/2021, 2/2021 ecc. Una volta raggiunto il 2022, dovrà portare avanti la numerazione progressiva, cambiando però l’anno di riferimento: quindi avremo delle nuove fatture numerate 11/2022, 12/2022 ecc.
Tra i contenuti obbligatori della fattura elettronica si trovano la data di emissione, il numero univoco progressivo, l’aliquota IVA e l’imponibile
L’ultima data che va indicata in fattura elettronica è quella relativa al momento in cui viene corrisposto il pagamento: ma soltanto nel caso in cui questa data differisca da quella di emissione di fattura. Dopodiché si passa ai contenuti che permettono di identificare i soggetti coinvolti e la transazione in questione.
Da questo punto di vista è necessario inserire nome e cognome, la denominazione o la ragione sociale, l’indirizzo e il numero di partita IVA sia del soggetto fiscale che emette fattura elettronica, sia del cliente che acquista il bene o il servizio.
Dopodiché è necessario descrivere in maniera esaustiva la tipologia, la quantità e il prezzo del bene o del servizio che è oggetto della transazione. Infine bisogna indicare l’aliquota IVA, l’imponibile e il cosiddetto “codice destinatario”: un insieme di 7 caratteri (possono essere sia lettere che numeri) che identifica in maniera univoca il ricevente della fattura elettronica.
Per approfondimento: Chi è Marco Zappacosta
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4. Come si predispone una fattura elettronica
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Chiarito quali dati servono per emettere una fattura elettronica, è possibile iniziare a entrare nel merito della sua predisposizione. Dal punto di vista dell’hardware, un utente può ricorrere a un qualunque dispositivo a scelta: da bene un PC, così come vanno bene un tablet o uno smartphone.
Per quanto riguarda i software invece è necessario utilizzare programmi specifici, in grado di realizzare file nel formato XML cui si accennava nei capoversi precedenti: il formato considerato obbligatorio a partire dal 20 aprile del 2018.
Esistono diverse soluzioni che permettono di predisporre fatture elettroniche. Tre di queste sono assolutamente gratuite vengono messe a disposizione dall’Agenzia delle Entrate attraverso i suoi canali ufficiali.
La prima è un portale denominato Fatture e Corrispettivi, che può essere visitato all’interno del sito dell’Agenzia delle Entrate. La seconda soluzione è un programma che può essere scaricato su PC e che permetterà all’utente di predisporre una fattura elettronica anche nel caso in cui non ci sia connessione in rete.
La terza soluzione è invece un’app di nome Fatturae, disponibile sia per tablet che per smartphone e scaricabile sia da Play Store (Android) che da App Store (iOS). L’app Fatturae, per funzionare correttamente, ha però bisogno di una connessione Internet.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione degli utenti tre soluzioni gratuite per la predisposizione di fattura elettronica: un portale web, un software per PC e un’app per tablet e smartphone
Nel caso in cui si decida di predisporre una fattura elettronica attraverso il sito dell’Agenzia delle Entrate, non sarà possibile editare il campo relativo alla propria Partita IVA. Gli altri campi invece saranno editabili a proprio piacimento e potranno venire salvati: in questo modo il sistema li riproporrà automaticamente in tutte le fatture elettroniche successive.
I dati da inserire per compilare la fattura elettronica sono gli stessi già analizzati nei capoversi precedenti: quelli relativi al soggetto fiscale, quelli relativi al cliente, quelli relativi al bene o al servizio ceduto e quelli relativi alle date di emissione e pagamento.
Un aspetto importante da sottolineare riguarda il Codice Destinatario, nell’eventualità in cui il cliente comunicasse la propria intenzione di ricevere la fattura elettronica su un indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata). In questo caso il campo denominato “Codice Destinatario” andrà compilato inserendo il valore “0000000”. Dopodiché bisognerà riportare l’indirizzo PEC all’interno del campo denominato “PEC destinatario”.
Per approfondimento: Cos'è e come funziona la posta elettronica certificata
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5. Come si conservano le fatture elettroniche
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Per Legge, i soggetti fiscali sono obbligati a conservare tutte le fatture elettroniche emesse. Attenzione però: conservare una fattura elettronica non significa semplicemente memorizzare un file all’interno del proprio PC, tablet o smartphone.
La procedura di conservazione della fattura elettronica è un processo regolamentato dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). Una procedura pensata per garantire la conservazione delle fatture elettroniche e per permettere all’utente di recuperarle rapidamente in qualunque momento ne abbia bisogno.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche. Una possibilità che si integra con i 3 software per la predisposizione già descritti nei capoversi precedenti.
Il processo di conservazione di una fattura elettronica deve essere completato entro massimo tre mesi dalla data di scadenza legata alla presentazione della propria dichiarazione dei redditi annuale.
La conservazione può essere effettuata sia dal contribuente o dal soggetto depositario di scritture contabili, sia da parte di un soggetto terzo: l’Agenzia delle Entrate, piuttosto che un conservatore scelto dal singolo soggetto depositario.
La conservazione delle fatture elettroniche è regolamentata dal CAD e prevede iter procedurali specifici a seconda delle scelte del singolo
Il processo di conservazione presuppone un iter procedurale specifico, che varia in base alle decisioni del soggetto fiscale: conservare le fatture elettroniche in proprio, oppure affidare la loro conservazione a terzi.
Anche dal punto di vista tecnico la conservazione può avvenire all’interno di spazi digitali differenti: nella struttura organizzativa del produttore del documento (soluzione in house); presso altri soggetti pubblici o privati (soluzione in outsourcing). Detto questo, l’importante è che il sistema di conservazione assicuri: l’identificazione certa del soggetto o dell’amministrazione che ha formato il documento; l’integrità, la leggibilità e la reperibilità del documento.
Tutte le fatture elettroniche conservate vengono inviate dal produttore al sistema tramite il cosiddetto pacchetto di versamento. L’acquisizione del pacchetto di versamento da parte del sistema di conservazione porta quindi alla creazione e all’invio di un rapporto di versamento. Il rapporto di versamento contiene alcuni elementi fondamentali, tra cui un riferimento UTC, ovvero al Tempo Universale Coordinato. L’UTC è l’ora di riferimento internazionale, ovvero quella che corrisponde al meridiano di Greenwich.
Per approfondimento: Come conservare i dati per sempre
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6. Servizi gratuiti per predisporre, inviare, conservare la fattura elettronica
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I servizi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate non sono gli unici che permettono di predisporre, di inviare e di conservare una fattura elettronica gratuitamente. Esistono diverse soluzioni alternative, compatibili con i principali sistemi operativi.
SDiPEC è un programma gratuito disponibile per Windows, che consente di inviare e di ricevere fatture elettroniche B2B, B2C e Pubblica Amministrazione. Il software consente di importare e di esportare file in formato XML, ma anche di gestire prodotti, fornitori o clienti.
Assoinvoice è un altro programma gratuito, disponibile sia per Windows che per macOS e Linux. Uno strumento che però non permette effettivamente di creare fatture elettroniche. Piuttosto è un visualizzatore di file XML. Con Assoinvoice l’utente può visualizzare, stampare o trasformare un documento digitale. Inoltre può verificare la validità delle firme digitali apposte.
Infine Yuxme Forfettario Facile Light: una soluzione online che consente di creare sia un proforma che una fattura elettronica. La peculiarità di questo software è che prevede l’invio del documento direttamente all’Agenzia delle Entrate e al suo Sistema di Interscambio.
Per approfondimento: Cos'è un sistema operativo
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7. App per fattura elettronica
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Un’app per fatturazione elettronica è un software mobile che permette di creare, inviare o gestire le fatture elettroniche: i corrispettivi digitali della fattura cartacea tradizionale, pronti a diventare obbligatori per tutti i contribuenti entro il 2024.
La fattura elettronica generalmente viene distinta in tre macro-categorie: la fattura elettronica immediata, la fattura elettronica differita e la fattura elettronica anticipata. I tre documenti si distinguono in base a tempistiche e dati indicati al loro interno, ma vengono generati seguendo grossomodo le stesse procedure.
Fattura Elettronica APP è un tool mobile disponibile sia per sistema operativo Android che per iOS. È totalmente gratuito e permette di emettere fattura elettronica con il più semplice dei tap.
Tra le app per fattura elettronica più utilizzate si trovano: Fattura Elettronica APP, FatturAE, Fatture in Cloud e Lettore Fattura Elettronica
Un’alternativa più che valida è FatturAE, l’app ufficiale dell’Agenzia delle Entrate. Le sue funzioni sono le stesse disponibili nelle pagine web della Pubblica Amministrazione italiana. Si va dalla generazione all’invio di molteplici tipologie di fattura elettronica: fattura ordinaria, fattura semplificata, fattura elettronica carburante e note di variazione.
Anche FatturAE è un software che può essere utilizzato gratuitamente dall’utente. Fatture in Cloud invece è a pagamento, anche se può essere utilizzata per un periodo di prova gratuita della durata di un mese.
Il servizio di Fatture in Cloud non si limita alla fatturazione elettronica: permette anche di gestire preventivi, note di credito, pro forma, ricevute e documenti di trasporto. A ciò si aggiunge il Registro Acquisiti, una sorta di task manager che può essere applicato alle attività più disparate.
Infine un’ultima app di nome Lettore Fattura Elettronica. Questo software non gestisce la fatturazione elettronica a 360°: si limita alla funzione di visualizzazione, potendo però contare su formati diversi in base alle esigenze dell’utente. Formato Compatto, formato Dettagliato e infine formato PDF ottimizzato per la stampa.
Per approfondimento: App per fattura elettronica
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8. Fatturazione elettronica di Aruba, come funziona
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Aruba è una società italiana di hosting che ha recentemente aggiunto la fattura elettronica ai suoi servizi. Si tratta di un servizio che pensato per aziende e privati di tutti i tipi: quindi fatturazione ordinaria, ma anche fatturazione con regime forfettario.
Anche perché è bene ricordare che a partire dal 2024 tutti i contribuenti dovranno adattarsi alla digitalizzazione delle fatture: tanto nelle operazioni con la Pubblica Amministrazione, quanto nella compravendita tra privati.
La fatturazione elettronica di Aruba permette di inviare, ricevere e conservare documenti digitali, nel pieno rispetto di tutte le norme del caso. Il servizio costa poche decine di euro all’anno, ma può essere testato gratuitamente investendo appena un euro.
Il piano base della fatturazione elettronica Aruba mette a disposizione dell’utente 1 GB di spazio di archiviazione, che corrisponde a circa 100.000 file differenti. L’utente può gestire i suoi file attraverso un’app mobile, interagendo con una dashboard personalizzata in base alle proprie attività e performance.
Con Aruba è possibile generare, inviare e conservare le proprie fatture elettronica, usufruendo di 1 GB di memoria
Aruba prevede inoltre una serie di servizi aggiuntivi, che possono venire acquistati in base a necessità specifiche: ad esempio lo spazio extra di archiviazione. Ma anche l’abilitazione alla gestione multi-utente o l’utilizzo di moduli ad hoc dedicati ai cicli di vendita e delle rate.
Per acquistare e attivare la fatturazione elettronica Aruba bisogna innanzitutto registrarsi presso il sito di riferimento della società. L’utente si deve identificare come libero professionista, azienda, ditta individuale o PA.
Dopodiché deve compilare il modulo di richiesta inserendo dati personali quali nome, cognome, indirizzo e Codice Fiscale. Il tutto senza dimenticare il numero della Partita IVA.
Dato il consenso all’utilizzo dei dati personali, non resta che completare il pagamento ricorrendo a carta di credito, bonifico, bollettino postale o Paypal.
Per approfondimento: Fatturazione elettronica di Aruba, come funziona
