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Quando le video conferenze organizzate su Zoom coinvolgono un numero ampio di persone, riuscire a gestirle può diventare un’operazione complessa in termini di organizzazione. Per questo motivo la piattaforma ha pensato a delle “Breakout Rooms”, ovvero delle stanze che consentono di suddividere in gruppi più piccoli i partecipanti, in modo da riuscire a tenere sotto controllo i partecipanti alle videochiamate Zoom durante i momenti più salienti.
Breakout Rooms di Zoom, cosa sono
Proprio come delle sale più piccole rispetto a quella principale, laddove i piccoli gruppi si riuniscono per discussioni, confronti o attività collaterali, le Breakout Rooms di Zoom funzionano come punti di aggregazione ben distinti dalla sala principale. Si tratta di un’opportunità interessante per chi organizza, visto che sarebbe praticamente impossibile fare lo stesso in un’unica aula con tutti i partecipanti presenti in contemporanea.
Breakout Rooms di Zoom, come attivarle
La funzionalità può essere attivata dagli organizzatori dell’incontro, direttamente dal browser in uso. Per prima cosa è necessario accedere al proprio account e selezionare, successivamente, le impostazioni. Nella sezione, è poi necessario individuare la voce “In Meeting (Advanced)” e attivare il toggle denominato “Breakout Room”. Sempre dalla stessa sezione è possibile attivare anche la voce “Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling”, in modo da poter conferire agli host - ovvero gli organizzatori - la possibilità di assegnare alle varie Breakout Rooms dei partecipanti specifici. In questo modo, sarà possibile creare delle aule equilibrate e organizzate secondo un’idea specifica (basta pensare a gruppi di lavoro creati ad hoc, secondo necessità particolari). Ultimo passaggio è quello che consente di salvare le modifiche. È sufficiente cliccare su “Save” ed ecco che le Breakout Rooms saranno presenti nel prossimo meeting.
Breakout Rooms di Zoom, come utilizzarle
Una volta salvate tutte le impostazioni necessarie per abilitare le Breakout Rooms, è possibile prendere confidenza con le stesse per poterle utilizzare facilmente e senza alcun problema durante il prossimo incontro organizzato sulla piattaforma Zoom. I passaggi sono semplici, così come l’utilizzo della feature stessa in corso d’opera. Prima di iniziare, però, è importante sottolineare come per utilizzare le Breakout Rooms siano necessarie due condizioni: prima di tutto, per crearle bisogna essere l’host dell’evento, in più è indispensabile servirsi del client desktop, indipendentemente dalla piattaforma su cui si appoggia. Ciò vuol dire che un host può sfruttare queste aule sia su client per Windows, macOS o anche Linux, ma non - per esempio - da app per smartphone o tablet. Se tutto è stato impostato correttamente, nella barra degli strumenti presente nella parte inferiore dell’interfaccia della piattaforma sarà possibile visualizzare il pulsante dedicato alle “Breakout Rooms”.
Per procedere, è necessario effettuare su di esso un click e procedere con tutte le impostazioni per il meeting in preparazione. Subito dopo il click, sullo schermo apparirà una finestra popup, contenente tutte le opzioni tra cui poter scegliere per definire le nostre piccole aule. Tra le impostazioni, vi è il numero complessivo di room che si vuole creare, quanti partecipanti si vogliono inserire in ogni aula e le modalità con cui saranno suddivisi i nostri ospiti. Soprattutto per quest'ultima opzione, saranno presenti tre differenti voci, ovvero: “Assign Automatically” per permettere alla piattaforma di assegnare i partecipanti i maniera randomica alle aule create per l’occasione, “Assign Manually” per assegnare manualmente i partecipanti ad ogni singola aula, “Let Participants Choose Rooms” per lasciar scegliere agli ospiti la stanza a cui partecipare, compatibilmente con il numero massimo di ospiti impostato in precedenza.
Una volta effettuata la scelta più adatta secondo le proprie esigenze, basta cliccare su “Create” e procedere con le ulteriori opzioni. Se nel passaggio precedente si è deciso per l’assegnazione manuale dei partecipanti ad ogni singola stanza, la schermata successiva consentirà di effettuare l’operazione cliccando sul pulsante “Assign” e decidendo, di caso in caso, la destinazione degli utenti. Completata questa operazione è possibile selezionare ulteriori opzioni per personalizzare ulteriormente le Breakout rooms. Tra le alternative, vi è la possibilità di utilizzare un conto alla rovescia per accompagnare la chiusura delle stanze, in modo da permettere ai partecipanti di chiudere le attività in corso.
Breakout Rooms di Zoom, come metterle in funzione
Con le opzioni impostate su Zoom, è finalmente possibile aprire tutte le stanze per permettere ai partecipanti di utilizzarle. Farlo è semplice, è sufficiente cliccare sul pulsante “Open All Rooms”. In base alle precedenti impostazioni, gli utenti saranno suddivisi o potranno scegliere la stanza preferita, in modo da dare il via ai lavori. Una volta avviate, le stanze non saranno però abbandonate a se stesse. Infatti, attraverso il comando “Broadcast Message to All” sarà possibile inviare a tutti un messaggio, in modo da avvisare in contemporanea i partecipanti o condividere informazioni di interesse comune. Per farlo è sufficiente cliccare sul pulsante dedicato, inserire la comunicazione che si vuole inviare e cliccare su “Broadcast”. Per terminare l’utilizzo delle stanze e riportare tutti nella sala principale, invece, è sufficiente cliccare su “Close All Rooms”, sempre dallo stesso menu presente in fondo all’interfaccia.
