Cos'è la Intranet e come funziona

Una Intranet è una rete di computer che utilizza la suite di protocolli chiamata Internet Protocol per condividere informazioni, servizi informatici e sistemi operazionali (operational system in inglese) all'interno di una organizzazione. Il nome è utilizzato in contrapposizione all'extranet, che si riferisce a un network tra diverse sedi della stessa società o tra società diverse. Capita così che l'Intranet nasca dalla somma delle LAN (local area network o “rete di area locale” in italiano) delle diverse società o sedi distaccate.

A volte il termine Intranet può riferirsi al portale web interno dell'organizzazione, mentre in altri casi può essere utilizzato in senso più estensivo e indicare una parte ben più ampia dell'infrastruttura IT (Information Technology) dell'azienda. L'obiettivo delle società che dotano la propria infrastruttura di rete di una Intranet è quello di ottimizzare i processi interni, fornendo ad ogni dipendente un'interfaccia interattiva che aiuti a ridurre i tempi di esecuzione dei compiti e massimizzare i risultati.

In molti casi, l'accesso alle Intranet aziendali è protetto da un gateway di rete e da un firewall: per poter accedere alle funzionalità e agli strumenti della rete interna sarà quindi necessario inserire le proprie credenziali. Nel caso in cui l'azienda decida di garantire l'accesso all'Intranet a soggetti esterni al proprio organico, la parte resa accessibile entra a far parte dell'extranet.

Utilizzi

Sempre più spesso le Intranet sono utilizzate per mettere a disposizione degli utenti strumenti e funzionalità che facilitino l'interazione tra i dipendenti. Ne sono esempi tool per la collaborazione (sistemi di videoconferenza, condivisione documenti online, ecc) che facilitano lo scambio di informazioni tra membri dello stesso dipartimento o di dipartimenti differenti, strumenti per l'assistenza post-vendita, gestione di magazzini e scorte e fornitura di altri servizi.

In altri casi le Intranet possono svolgere un ruolo nei processi per il cambiamento “culturale” dell’azienda. Grazie all'utilizzo di forum o social network aziendali, è possibile dare vita a un brainstorming digitale, nel quale ogni dipendente è libero di poter contribuire allo sviluppo o alla modifica di progetti che riguardano l'intero ambiente lavorativo. L'Intranet, quindi, può portare alla formazione di nuove idee per il managment, per la produttività e per la qualità dei processi interni.

Le Intranet più grandi possono avere volumi di traffico paragonabili a quelle di ampie porzioni di Internet e per capirne e analizzarne il funzionamento è consigliabile utilizzare strumenti di analisi statistica solitamente utilizzati in ambito web.

Benefici

• Produttività della forza lavoro. Le Intranet possono portare a un miglioramento della produttività del dipendente rendendo più facilmente accessibili e rintracciabili informazioni e documenti necessari per il lavoro. L'interfaccia web, inoltre, permette di accedere agli applicativi in maniera immediata o quasi, garantendo tempi di accesso minimi anche ai database societari. Utilizzando una VPN, inoltre, sarà possibile accedere a queste risorse da qualunque parte, con qualunque computer e in qualsiasi momento della giornata

• Tempo. La possibilità di accedere dovunque e in qualunque momento alle informazioni e alla documentazione di cui si ha bisogno permette agli utenti della Intranet di ottimizzare i tempi lavorativi. Non si avrà più bisogno di essere necessariamente in sede per lavorare, potendo così sfruttare eventuali tempi morti (viaggi, spostamenti sui mezzi pubblici e altro). Le aziende, inoltre, possono pubblicare informazioni e documenti ogni qualvolta ne avranno bisogno e lasciarle a disposizione dei dipendenti per lungo tempo, senza dover interrompere la loro giornata lavorativa con email e altri messaggi diretti

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• Comunicazione. Le Intranet possono essere uno strumento molto potente per facilitare e migliorare le comunicazioni interne all'azienda. Danno la possibilità di creare campagne comunicative verticali che coinvolgono l'intero organico aziendale, anche se questo è molto ampio e diviso in varie sedi sparse in tutto il mondo. Lo staff addetto alla comunicazione o alle risorse umane, ad esempio, può fornire informazioni sullo sviluppo strategico dell'azienda, tenendo costantemente aggiornati tutti i dipendenti

• Favorire e migliorare la collaborazione. I miglioramenti a livello comunicativo hanno un impatto considerevole anche sul livello di collaborazione tra i vari dipendenti. Potendo accedere più facilmente e in maniera più immediata alle informazioni, gli utenti dell'Intranet saranno in grado di farle proprie, di commentarle ed, eventualmente, di suggerire modifiche

• Efficientamento e riduzione. La messa online dei documenti e dei gazzettini aziendali, ad esempio, permetterà di eliminare la necessità di produrne fisicamente, garantendo un risparmio sulla stampa e sull'utilizzo di carta

• Compatibilità multipiattaforma. L'accesso tramite web browser garantisce l'interoperabilità di una qualunque piattaforma Intranet. I dipendenti non saranno così legati ad alcun ambiente operativo, ma potranno accedere ai servizi e agli strumenti della rete aziendale utilizzando diversi browser web, anche montanti su sistemi operativi diversi

Specifiche

Il modello attualmente più utilizzato di Intranet prevede un Corporate portal (“portale aziendale” in italiano) dal quale gli utenti/dipendenti possono accedere ai vari servizi e strumenti messi loro a disposizione.

• Publishing. Pubblicazione, gestione e aggiornamento dei contenuti sull'Intranet. Permette di diffondere informative e documenti tra i dipendenti in maniera semplice e immediata

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• Document managment. Supporto all'acquisizione e alla gestione dei documenti aziendali, con funzioni di archiviazione, indicizzazione e ricerca

• Community. Sfruttando strumenti quali blog, forum, chat e social network offre supporto alla comunicazione e all'interazione tra i dipendenti/utenti della piattaforma

• Collaborative work. Grazie a gruppi di lavoro virtuale, forum, videoconferenze e altro si permette a più utenti, anche distanti da loro, di collaborare allo sviluppo di progetti e documenti aziendali

• Legacy Integration. Supporto all'accesso ai sistemi informativi aziendali, ai dati e alle procedure dei sistemi gestionali e di tutti gli altri applicativi in azienda

• Self service. Possibilità di erogare servizi interattivi ai dipendenti come e-learning, modulistica ed help desk informatico