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Si inizia per caso, un po' per noia, un po' per pigrizia. Un giorno, nel marasma quotidiano delle cose da fare, si decide di non leggere alcuni messaggi di posta elettronica. “Ci penserò domani”, si bisbiglia tra sé e sé. Solo che quel domani non arriverà mai e la casella di posta elettronica finirà con il diventare una sorta di “deposito giacenze” di e-mail mai lette. Nel giro di pochi giorni, il numerino di fianco la casella della Inbox inizierà a lievitare, raggiungendo ben presto la tripla (se non la quadrupla) cifra. Arrivati a questo punto, la situazione sarà irrecuperabile o quasi.
Ci sono dei trucchetti, però, per rimettersi in carreggiata e raggiungere il tanto agognato traguardo dell'inbox zero, ovvero il momento in cui tutti i messaggi presenti nella casella di posta elettronica risulteranno essere letti.
Approfittare dei tempi morti
Mentre si è in fila alla cassa del supermercato. Mentre si è in metro o sul mezzo per arrivare al lavoro. Seduta nella sala d'attesa del parrucchiere o del barbiere. La giornata è costellata di momenti morti, istanti interminabili nei quali, il più delle volte, si preferirebbe essere in tutt'altro posto. Non potendo però fuggire, si può sempre cercare un modo per impegnare questi momenti e renderli produttivi. Controllando, ad esempio, la casella di posta elettronica ed eliminando dall'inbox tutti quei messaggi che non vale la pena aprire.
Con questo metodo, nel giro di pochi minuti sarà possibile cancellare anche decine di messaggi, riuscendo così a mettere un po' d'ordine nella propria vita digitale.
Creare etichette e cartelle funzionali
Non tutti i messaggi di posta in arrivo sono “degni” di occupare spazio all'interno della propria inbox. Non tutti, ad esempio, sono interessati alle offerte settimanali dell'erboristeria o al coupon acquistabile in giornata per una gita fuori porta. Onde evitare di ingolfare ulteriormente la propria casella di posta, è quasi obbligatorio creare etichette e cartelle che aiutino a fare un po' d'ordine - e di chiarezza - tra i propri messaggi di posta in arrivo.
Creando, ad esempio, delle cartelle separate per gli “Acquisti”, gli “Eventi”, per i “Viaggi”, per gli “Appuntamenti” e così via, si riuscirà a far scendere abbastanza velocemente il numero dei messaggi non letti e restituire una parvenza d'ordine alla propria casella di posta elettronica.
Archivia
Ogni volta che si legge una mail e, magari, si risponde al mittente, non è più il caso di lasciarla all'interno della casella della posta in arrivo. Finirà solamente con il creare confusione e “mettere zizzania” all'interno della inbox. In casi come questi, il tasto Archivia è il miglior amico che si possa avere a disposizione.
In questo modo, il messaggio di posta elettronica uscirà una volta per tutte dalla propria vita e la casella di posta elettronica ne guadagnerà in ordine e “leggerezza”.
Aprire con cautela
Fidarsi è bene, non fidarsi è meglio. Se proprio non avete troppo tempo da dedicare alla lettura dei messaggi di posta elettronica in arrivo, concentratevi prima di tutto su quelli inviati da mittenti conosciuti.
Si potrà fare, in questo modo, una prima e veloce cernita su cosa merita di essere letto e cosa deve essere invece “traslocato” in un'altra cartella o, meglio, archiviato definitivamente. Anche in questo caso a guadagnarne sarà l'ordine dell'inbox.
L'app dei sogni
Nel caso in cui non si possa proprio fare affidamento sulle proprie capacità e facoltà per raggiungere il tanto agognato traguardo dell'inbox zero, ci si potrà allora affidare a delle app che, appositamente istruite, facciano il lavoro sporco al nostro posto.
Mailbox, ad esempio, permette di posticipare la ricezione (le mail vengono per così dire “parcheggiate” in una sorta di area di sosta virtuale) dei messaggi non urgenti. In questo modo nella casella di inbox verranno recapitate esclusivamente quelle mail urgenti o in scadenza, dandoci tutto il tempo di mettere ordine.
Mailstorm, invece, analizza il contenuto delle mail e seleziona quali messaggi valga la pena leggere immediatamente e quali, invece, possono attendere. Istruendolo a dovere, inoltre, sposterà automaticamente nel cestino i messaggi che non vale la pena aprire.
Taper, infine, permette di scaricare solo cinque messaggi di posta elettronica alla volta. La casella inbox, praticamente vuota, ringrazierà sentitamente.
29 gennaio 2014
