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Quando si sceglie di adottare politiche di smart working, sia l'azienda sia i dipendenti devono prendere in considerazione diversi fattori. Prima di tutto, vanno verificate le caratteristiche del PC (desktop o ultrabook, a seconda delle vostre esigenze) e quelle della linea Internet, che deve garantire velocità e stabilità per consentirci di poter fare videochiamate di lavoro ed essere sempre reperibili. Da non sottovalutare, poi, la necessità della condivisione di file e altri documenti con colleghi o clienti. Senza una linea adeguata, ad esempio, sarà complesso inviare file pesanti e rispettare le tempistiche di consegna.
Lo scambio di dati, infatti, è una delle attività principali del smartworking e non sempre una "semplice" casella di posta elettronica è sufficiente per inviare i file più pesanti. In casi come questi, si deve ricorrere a un servizio che permetta di condividere file di grandi dimensioni in maniera semplice e immediata. Le opzioni sono varie: si può optare per un servizio cloud, con file archiviati "perennemente"; o un servizio di condivisione temporanea, che elimini i file quando sono stati scaricati o dopo un determinato lasso di tempo.
La condivisione a lavoro, ovviamente, non si limita ai soli file e documenti. Spesso e volentieri la condivisione passa anche da chat e piattaforme di videoconferenza, utili a scambiare idee, fare brainstorming e, perché no, dare il via a sessioni di lavoro "collaborativo", reso possibile da piattaforme di produttività in cloud che consentono a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento.
Lavoro agile: gli strumenti di cloud storage da usare
Tra le soluzioni più utilizzate spicca Dropbox, tool nato per archiviare documenti su uno spazio online e sincronizzarli in modo automatico su tutti i dispositivi e per tutti gli account autorizzati. Si tratta quindi di un ottimo strumento sia per lavoratori autonomi che per gruppi di lavoro, che possono creare singole cartelle per i vari progetti sui quali stanno lavorando.
È possibile scaricare il client sul proprio computer, smartphone o altro dispositivo e avere sempre a portata di mano tutti i documenti. Si può scaricare gratuitamente e adotta la modalità freemium, ovvero i primi 2 Gigabyte di storage sono gratuiti, per funzioni più avanzate esistono diverse tariffe mensili.
Un altro strumento molto diffuso è iCloud, il servizio sviluppato da Apple che consente agli utenti di conservare i documenti e sincronizzarli su iPhone, masOS e altri dispositivi del marchio. È accessibile anche a chi utilizza un PC Windows che può creare delle copie dei dati su un hard disk online chiamato iCloud Drive. Questo strumento permette di condividere dati durante lo smart working, ma anche calendari, contatti, dati e addirittura le ultime foto scattate dal proprio dispositivo.
Si possono utilizzare e consultare in qualsiasi momento, anche attraverso il browser. Basta avere un ID Apple. Può essere usato gratuitamente solo per i primi 5 GB di spazio online. Potrebbe essere sufficiente per un utente privato, ma un lavoratore generalmente ha esigenze maggiori che rendono necessario un aumento di spazio a disposizione. Oltretutto le tariffe sono molto vantaggiose: per esempio si può avere un upgrade a 50 GB spendendo 0.99 ? al mese. Insomma, ognuno può trovare la soluzione in base alle proprie esigenze.
Gli strumenti di Google e Microsoft per il lavoro agile
Chi utilizza principalmente i servizi di Google potrebbe trovare molto utile G Suite, la piattaforma di Big G per aziende e professionisti freelance. Sottoscrivendo un abbonamento con G Suite (si parte da 5,20 euro al mese per il profilo "base") si avranno 30 gigabyte di spazio cloud in Google Drive e accesso a tutte le web app di Google. Si potranno creare documenti di testo con Documenti, fogli di lavoro con Fogli, presentazioni e slideshow con Presentazioni. A questo si unisce la possibilità di fare videoconferenze con Google Meet e creare un indirizzo di posta elettronica con il dominio che si preferisce (l'indirizzo sarà del tipo nomeutente@dominiopersonalizzato.it).
In alternativa, si può optare per l'account gratis di Google, che offre 15 gigabyte di spazio gratis sul cloud, e l'accesso a tutti gli applicativi di produttività che un tempo erano raccolti all'interno di Google Docs. Anche in questo caso sarà possibile modificare contemporaneamente su documenti di testo o fogli di lavoro da qualunque dispositivo. In questo caso, però, il dominio dell'indirizzo di posta elettronica non potrà essere personalizzato (sarà @gmail.com)
Il discorso appena fatto per Google vale anche per Microsoft. Anche la casa di Redmond, infatti, offre soluzioni di produttività tarate sulle esigenze di aziende e professionisti. Si tratta di Office 365 Business e Office 365 Business Premium, le due suite SaaS che danno accesso agli applicativi di produttività Microsoft e non solo. Chi opta per questa soluzione, oltre a poter scaricare gratis Office su PC e smartphone, avrà a disposizione 1 terabyte di spazio sul cloud di OneDrive e, con la versione Premium, la possibilità di creare indirizzi di posta elettronica "personalizzati" e l'utilizzo di tutte le funzionalità di Microsoft Teams.
Se, invece, non si cerca una soluzione professionale (o, semplicemente, non si vogliono spendere soldi) si può optare per la versione gratis di OneDrive di Microsoft, che offre fino a 5 GB di spazio nel cloud. Chi desidera maggiori possibilità, può pagare 2 euro mensili per 100 GB in più. Una delle funzioni più interessanti è la possibilità di sincronizzare i documenti Word, Excel, Power Point tra il pc dell'ufficio e quello usato a casa.
Condividere materiali, video, file con WeTransfer
Se cercate una piattaforma per condividere "a tempo", WeTransfer è probabilmente l'opzione più conosciuta e utilizzata. Si tratta di un'ottima soluzione per trasferire documenti pesanti online, quindi video o interi album fotografici. I vantaggi di questo tool sono tanti. Innanzitutto, ha un'interfaccia molto semplice e intuitiva, in secondo luogo è un servizio gratuito, infine permette di inviare file della grandezza massima di 2 Gigabyte. Precisiamo che ha anche una versione a pagamento che consente l'invio di materiale di 20 Gigabyte massimo.
Per inviare un documento, basta trascinarlo nell'apposito spazio della pagina di WeTransfer oppure cliccare su "Aggiungi File", scegliere i documenti da inviare, inserire negli appositi spazi il proprio indirizzo e quello del destinatario, oltre ad un eventuale messaggio. L'utente riceverà un messaggio per scaricare direttamente sul suo dispositivo il file inviato.
