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Se sognate una vita perfettamente organizzata, in cui tutto quello che dovete fare è in una lista o in un calendario, o semplicemente se non potete permettervi di saltare un solo appuntamento di lavoro, allora forse sognate anche di poter trasformare automaticamente le email che ricevete in task premendo un solo tasto. Farlo a mano, infatti, è scomodissimo: dovete copiare e incollare le parti rilevanti delle email in un nuovo task che avrete creato sull'app "to do list", aggiungere i dettagli, le date, gli orari, la priorità e dividerli per categoria. Magari assegnando un colore diverso ad ognuna delle categorie.
Ci sono modi più semplici per farlo, ma bisogna usare i client email giusti. Tra Gmail, Outlook o Apple Mail, infatti, cambia veramente tutto: su Gmail è possibile farlo in modo semplice, su Outlook è possibile farlo in modo potente, su Apple Mail lo si può fare a stento.
Come trasformare le mail in task su Gmail
Gmail è in grado di riconoscere automaticamente molti task. Le email relative a voli aerei, prenotazioni degli hotel e molto altro vengono riconosciuti senza alcun intervento come compiti e aggiunti proprio a "Task", applicazione integrata direttamente in Gmail. È un semplice gestore di elenchi di cose da fare con opzioni piuttosto limitate, anche se ha un'app mobile che offre qualche opzione di personalizzazione in più.
Convertire un'e-mail in un'attività su Gmail, però, è semplicissimo: con il messaggio aperto, basta fare clic sull'icona con i tre puntini verticali e selezionare "Aggiungi a Task". È possibile anche personalizzare il task aggiungendo dettagli, date, memo e altro. In alternativa, dalla dashboard della nostra casella di posta, possiamo cliccare sull'icona blu con una striscia bianca presente sul lato destro. Se abbiamo bisogno di qualcosa di più potente, possiamo anche installare un add-on per Gmail come Trello o una delle tante altre app simili.
Come trasformare le mail in task su Outlook
Anche se Microsoft ha un'apposita app per i task, chiamata To-Do, il client di posta elettronica Outlook non è al momento molto integrato con questa applicazione. Tuttavia, Outlook include più di una funzionalità per trasformare le e-mail in appuntamenti o liste delle cose da fare. La più semplice e veloce si chiama Azioni Rapide, e la troviamo nella barra degli strumenti, indicata con l'icona del fulmine. Si parte creando una nuova azione rapida e dandogli il nome che preferiamo (ad esempio "Crea Attività"), poi dobbiamo selezionare le seguenti azioni (in sequenza): "Crea un task con il testo del messaggio", "Segna come già letto", "Sposta nella cartella: Archivio" (l'ultima azione possiamo non inserirla, se preferiamo continuare a vedere l'e-mail originale nella cartella delle email ricevute).
Possiamo anche assegnare una combinazione di tasti a queste azioni rapide, poi dovremo salvare il tutto e subito dopo e troveremo la nuova funzione all'interno del pannello Azioni Rapide. Il nuovo task avrà automaticamente il titolo del messaggio e-mail e il corpo dell'e-mail diventerà il contenuto del compito da fare. Purtroppo tutto questo funziona solo con il client di Outlook: non è possibile usare questo metodo nella versione Web di Outlook, né nell'app mobile. L'unica cosa che possiamo fare, in questi due casi, è usare in alternativa l'app To-Do di Microsoft o usarne una di terze parti che abbia un apposito add-on per Outlook.
Come trasformare le mail in task su Apple Mail
Con Apple Mail le cose si complicano ulteriormente: non c'è alcun modo di trasformare un'email in un task senza ricorrere ad un'app aggiuntiva di terze parti. Ad esempio Any.do o Todoist. Altrimenti l'unica cosa che possiamo fare è inoltrare l'email all'app Promemoria, senza sperare però in una grande integrazione con Mail. Tra l'altro Apple non permette neanche a nessuna app esterna di integrarsi con Apple Mail.
8 ottobre 2019
