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Una casella di posta elettronica ordinata non è solo sintomo di precisione, ma anche di grande efficienza. Anche se molti non considerano questo aspetto, mantenere ordine all'interno del proprio indirizzo e-mail permette di trovare messaggi in maniera più semplice e veloce e, in definitiva, di lavorare in maniera migliore.
Ogni client di posta elettronica ha un diverso modo per etichettare e per effettuare la ricerca delle e-mail. Molto spesso per lavoro siamo costretti a utilizzare più app per controllare l'e-mail: Gmail, Outlook, oppure Apple Mail. Per gestire al meglio la posta in arrivo il nostro consiglio è di imparare alcuni trucchi molto semplici per catalogare le e-mail. Ad esempio, si può partire associando un tag ad hoc a ogni mail, oppure inserirle in una cartella apposita. Ecco come fare.
Usare i tag nei messaggi e-mail
Innanzitutto la cosa più semplice e veloce è spostare tutta la posta in arrivo nella cartella "Archivio". Un'operazione molto semplice: basta selezionare le mail e cliccare sul pulsante "Archivia". A questo punto, senza suddividere i messaggi in diverse cartelle per organizzare le e-mail e ritrovarle in maniera facile e veloce nel momento del bisogno è possibile inserire dei tag.
Le e-mail possono essere taggate singolarmente o in blocco, un'operazione che renderà più efficace in un secondo momento un'eventuale ricerca. Per i tag possono essere utilizzati degli argomenti generici, oppure delle categorie ad hoc.
Taggare le e-mail con Outlook
In Outlook, utilizzando la funzione "Categorizza", è possibile taggare le e-mail ricevute. Basta creare una categoria, decidere un colore ed assegnarla a uno o più elementi di Outlook come gli eventi in calendario, le note, i contatti o altro. Si tratta di un trucco che facilita la ricerca in quanto, ad esempio, usando solo il colore scelto, è possibile taggare ogni elemento correlato con quella specifica categoria.
Per utilizzare la funzione "Categorizza" su Outlook è necessario selezionare le e-mail che si vogliono categorizzare e, utilizzando la scorciatoia da tastiera Ctrl + A, selezionare la categoria preferita. La funzione "Categorizza" non è disponibile nell'app mobile di Outlook e per effettuare questa operazione è necessario utilizzare il computer.
Taggare le e-mail con Gmail
Su Gmail la funzione "tag" è denominata "Etichette" ed è disponibile sia su browser web che nell'app per lo smartphone. Come accade in Outlook, anche con Gmail è possibile categorizzare le e-mail creando delle etichette e assegnando dei colori. In più possono essere creati anche dei filtri ad hoc per etichettare automaticamente le e-mail. Il numero delle etichette che è possibile creare in Gmail è limitato a 5.000: superato questo limite, stando a quanto dichiarato da Google stesso, si potrebbe andare incontro a possibili malfunzionamenti del client di posta elettronica. Questa funzione è ancora più utile in Gmail in quanto non è possibile aggiungere cartelle ed è altamente funzionale all'organizzazione delle mail.
Taggare le e-mail con Apple Mail
In Apple Mail per taggare le mail utilizziamo i "Flag". Apple Mail limita a sette flag disponibili, ma in compenso è possibile utilizzare altre funzioni, anche se sono meno efficaci dei tag utilizzati in Outlook. Questo perché Mail si presta ad un diverso numero di possibilità di archiviazione mentre sia Outlook che Gmail preferiscono privilegiare un unico metodo di archiviazione semplice e veloce organizzato proprio attraverso i tag.
La ricerca delle mail su Outlook
In Outlook questa funzione è stata ottimizzata divenendo sempre più veloce e precisa. Nel client di Microsoft il box riservato alla ricerca si trova subito sopra il pannello principale della posta. Cliccando con il tasto destro del mouse su un singolo messaggio di posta è possibile effettuare delle ricerche con altri criteri selezionando i messaggi correlati, i messaggi che hanno per oggetto la stessa conversazione o tutti i messaggi provenienti dal medesimo mittente.
Se si effettuano sempre le stesse ricerche può tornare utile creare delle cartelle per trovare agevolmente e-mail con specifiche parole chiave o proprietà particolari come, ad esempio, la presenza di allegati. Infine, può essere utilizzato lo strumento di ricerca avanzata al quale è possibile accedere dalla casella di ricerca selezionando "Strumenti di ricerca" e, successivamente, "Ricerca Avanzata". Qui è possibile selezionare tutti i possibili criteri di ricerca utilizzando quelli già presenti o inserendone di nuovi. È bene ricordare che di default Microsoft Outlook sincronizza solo le e-mail ricevute negli ultimi 12 mesi, impostazione che però può essere cambiata per includere tuttele e-mail ricevute nel corso degli anni.
La ricerca delle mail su Gmail
La ricerca delle mail in Gmail è veloce e accurata sia nell'interfaccia web che nell'applicazione mobile. Le mail possono essere cercate in base al mittente, selezionando solo le più recenti o in base all'etichetta.
E' possibile usare le etichette di Gmail anche per filtrare i messaggi di posta inviati e ricevuti, restringendo i risultati alle sole email segnate con una determinata "label". La procedura è semplice: se ad esempio vogliamo cercare "Mario" tra i soli messaggi etichettati come "Lavoro", basta scrivere nella barra di ricerca la stringa "label:lavoro mario". Tutte le e-mail che conterranno la parola "Mario", ma non sono etichettate come "Lavoro", non verranno prese in considerazione e non compariranno tra i risultati della ricerca.
Gmail ha anche una funzione di ricerca avanzata, attivabile facende click sulla freccetta in basso a destra della casella di ricerca. Comparirà un modulo che potramo compilare con diversi parametri per affinare molto la ricerca: Da, A, Oggetto, Contiene le parole, Non contien, Dimensione, Intervallo, Contiene allegato e Non includere le chat. Questa funzionalità è molto potente, ma poco intuitiva e per questo ne è in arrivo un'altra che consiste più o meno nelle stesse opzioni di filtraggio, ma mostrate all'utente come pulsanti selezionabili subito sotto la casella di ricerca. Basterà fare un click per includere o escludere una gran quantità di messaggi tra i quali cercare quello che vogliamo trovare.
La ricerca delle mail su Apple Mail
Come già anticipato, la funzione ricerca in Mail non è così accurata come in Outlook. Per migliorare la qualità della ricerca è possibile utilizzare Spotlight o se si è proceduto all'organizzazione della posta in arrivo tramite la configurazione delle cosiddette "Caselle smart".
