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Molte persone utilizzano Microsoft Outlook come client di posta, ovvero per lo scopo primario per il quale è stato realizzato questo software nonostante le numerose funzionalità in esso integrate. Solo in pochi, però, sanno che è possibile sfruttare tutte le sue potenzialità per realizzare dei sondaggi da condividere con i propri contatti di posta elettronica.
Sondaggi di Microsoft Outlook, chi può utilizzarli
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I sondaggi di Microsoft Outlook arrivano direttamente da Microsoft Forms e possono essere realizzati sia attraverso il client di posta installato sulla propria macchina che attraverso Outlook Online. L’unica condizione da rispettare, per poter sfruttare i sondaggi, è che Outlook faccia parte del pacchetto Office 365 o Microsoft 365. Le versioni standalone, come Outlook 2016 o 2019, non hanno invece integrata tale opzione e, di conseguenza, non è possibile utilizzarla. La comodità dei sondaggi realizzati con Microsoft Outlook è che tutti, indipendentemente dal browser o dal client di posta utilizzato, possono rispondere alla domanda posta. Si inoltra ai contatti direttamente con una email, si realizza in pochi istanti e i risultati possono essere letti in maniera estremamente facile, senza la necessità di avere un proprio database che ne registri i dati.
Sondaggi di Microsoft Outlook, le limitazioni
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Nonostante la comodità di poter realizzare un sondaggio in pochi click, è giusto sottolineare come il sistema presenti anche delle limitazioni. Oltre a quella già evidenziata, ovvero la possibilità di sfruttare la feature esclusivamente se il client proviene dei pacchetti indicati, quella più importante e degna di nota è la possibilità di inserire un unico sondaggio per ogni email. Non è infatti possibile inviare un messaggio di posta elettronica con diverse domande al suo interno. Però, a fare da contraltare, è l’opportunità di inserire un numero potenzialmente illimitato di risposte tra cui scegliere.
Sondaggi di Microsoft Outlook, come realizzarli tramite client desktop
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Se si utilizza come client Microsoft Outlook, realizzare un sondaggio è facile e veloce, senza dover ricorrere a programmi di terze parti ma direttamente dall’interfaccia del client. Per prima cosa bisogna creare una nuova mail; successivamente, cliccando sulla scheda Inserisci, si può scegliere l’opzione Sondaggio. Una volta effettuato il click, a comparire sullo schermo - a destra della finestra dedicata alla email - è il riquadro sondaggi. È proprio al suo interno che è possibile inserire tutti i contenuti testuali del sondaggio, ovvero dalla domanda da porre fino a tutte le risposte tra cui potranno scegliere i votanti che riceveranno l’email in questione. Come anticipato, sebbene di default siano presenti solo due box per le risposte, è possibile inserirne un numero illimitato.
Per farlo, basta fare click sul pulsante Aggiungi opzione. Inoltre, il creatore del sondaggio ha anche un’altra opportunità a disposizione: infatti, è possibile decidere se si vuole dare ai votanti la possibilità di selezionare una sola risposta o risposte multiple. Nel secondo caso, si può procedere attivando il toggle relativo alla voce Più risposte sul fondo del box. Una volta completata questa fase, è indispensabile procedere con la creazione del sondaggio vero e proprio, facendo click sul pulsante Inserisci sondaggio nella posta elettronica. In questo modo il client è in grado di generare una nuova email contenente un collegamento al sondaggio vero e proprio nel corpo del messaggio, mentre l’oggetto della email riporta la domanda posta ai votanti, in modo da rendere chiaro già al primo sguardo quale sarà il contenuto della comunicazione.
Sondaggi di Microsoft Outlook, come realizzarli online
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Chi non ha a disposizione il client desktop o, più semplicemente, preferisce utilizzare la versione da browser, può comunquerealizzare un sondaggio in pochi click, sfruttando tutte le potenzialità dello strumento. Per farlo, è importante collegarsi al sito di Outlook e scegliere di creare un nuovo messaggio di posta. Nella nuova schermata che appare, è necessario individuare un’icona di menu formato da tre linee orizzontali; per trovarlo all’interno della pagina è sufficiente rivolgere lo sguardo verso il fondo della pagina. Una volta cliccato, il passo successivo prevede la selezione della voce Sondaggio tra le voci presenti nell’elenco appena comparso. Nel pannello presente sullo schermo, anche questa volta disposto alla destra del corpo dell’email, è possibile inserire la domanda per la quale si richiede una risposta e, ovviamente, tutte le risposte tra cui possono scegliere i votanti.
Anche in questo caso è possibile selezionare la voce Più risposte per consentire una selezione multipla. A questo punto il sondaggio è pronto: è sufficiente fare click sul pulsante Inserisci sondaggio sulla posta elettronica per creare il box. L’email, a questo punto, acquisisce come oggetto la domanda stessa del sondaggio mentre, all’interno, è possibile ritrovare il link che conduce al box del sondaggio. Non resta che inserire i destinatari e procedere con l’invio.
Sondaggi di Microsoft Outlook, come votare
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Una volta ricevuta l’email e cliccato sul link presente nel corpo del messaggio, i destinatari possono finalmente visualizzare il sondaggio nella sua interezza. Quello che appare è una pagina di atterraggio generata da Microsoft Forms, comprendente tutte le informazioni inserite in fase di creazione. Effettuato il click sulla risposta, il votante deve inserire il proprio indirizzo email nel campo dedicato per poter registrare la propria preferenza inviandola al creatore del sondaggio. Inoltre, in questa fase è possibile anche visualizzare le percentuali di voto per ogni risposta presente nel sondaggio. Per farlo è sufficiente cliccare sulla voce Visualizza i risultati.
Ovviamente, nella visualizzazione dei voti, i votanti non possono risalire a coloro che hanno espresso tali preferenze ma esclusivamente visualizzare la quantità di risposte per ogni opzione presente nel sondaggio. Solo il mittente può visualizzare tale informazione. Sondaggi di Microsoft Outlook, come visualizzare i risultati completi di un sondaggio Per ogni sondaggio creato attraverso Microsoft Outlook, viene generato un report di Microsoft Forms nell’account di Office 365 o Microsoft 365 del creatore dello stesso.
È sufficiente accedere all’area dedicata a Microsoft Forms per visualizzare tutte le informazioni. Una volta effettuato l’accesso, è sufficiente cliccare sul sondaggio in questione, selezionando successivamente il tab Risposte. In questo modo si può visualizzare una panoramica delle risposte di tutti i partecipanti. Per vedere, invece, l’espressione di ogni singolo votante è possibile sfruttare la voce Risultati che consente di avere un riepilogo di tutti i singoli voti. Dalla stessa schermata si può selezionare la voce Apri in Excel della scheda Risposte. In questo modo, Microsoft Forms consente di scaricare un file contenente tutte le informazioni da consultare anche offline, se si ha a disposizione il relativo programma di Microsoft.
