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Anche il più grande spazio di archiviazione di posta elettronica non è infinito. Ecco che, comunicazione dopo comunicazione, allegato su allegato, lo spazio disponibile per le email si riempie e non c’è più posto per i nuovi messaggi. Quando si scopre di aver quasi raggiunto il punto di non ritorno, è importante agire per limitare le conseguenze di una tale situazione. Dallo spam, ai messaggi pubblicitari, fino alle newsletter ormai datate e gli allegati pesantissimi tipici dell’era pre-cloud. Sono tanti i contenuti obsoleti che creano caos all’interno della nostra casella di posta. Perché cancellare le email invece di archiviarle? Per molti buoni motivi: scopriamo insieme quali sono.
Lo spazio di archiviazione non è infinito
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Neanche Gmail, con i suoi potenti mezzi, è riuscito a offrire a tutti i suoi utenti uno spazio di archiviazione infinito. Eppure, ai suoi esordi, il servizio di posta elettronica offriva già 1GB per conservare i propri messaggi di posta elettronica; molto di più dei limitatissimi 2MB di Hotmail di casa Microsoft. Era il 2004, ma già nel 2005 Big G era passato a ben 2GB facendo davvero pensare a una quantità illimitata di bit da occupare con saluti, offerte speciali, i link alle foto più divertenti del web e molto altro. Spazio infinito? Non proprio: nel 2015, infatti, la corsa al no limits si è fermata; da allora, per gli utenti sono disponibili 15GB totali di spazio, 5 per la posta e 10 per i file su Google Drive e Google Photo. Il resto è a pagamento.
Vale la pena conservare le vecchie email?
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Ovviamente, se la domanda viene posta ai fornitori di tali servizi aggiuntivi, la risposta è “certamente sì”. Appare però evidente che tale fonte sia di parte: se l’indicazione è quella di conservare, così come a volte spinge a fare la pigrizia, liberarsi dei messaggi ormai vecchi che sono lì a occupare spazio è un atto di decluttering digitale dovuto alla propria casella di posta.
Purtroppo poi ci sono anche quei provider di posta elettronica che non consentono di effettuare tale operazione, neanche a pagamento, costringendo così l’utente a prendere una decisione sull’onda del momento e rischiando davvero di infilare nel cestino qualche comunicazione ancora importante. Meglio dunque concedersi il tempo necessario per compiere questa operazione così delicata. E poi, quante volte è capitato di dover ricercare una newsletter di 10 anni fa? Raramente, per non dire mai. Ecco perché non vale la pena cliccare su “Archivia”, invece che su “Cestino”. Sono pochi i messaggi che contano. Tutto ciò che non serve, e occupa spazio, ha un solo posto: il secchio virtuale del proprio spazio online.
Spazio al nuovo, addio al vecchio e obsoleto. Tale discorso (anche se meriterebbe uno spazio a parte) può essere esteso anche a chi scarica quotidianamente la propria posta sul computer. Perché avere un disco rigido pieno di spazzatura, quando se ne può avere uno libero per salvare tutto ciò che di più importante può capitare tra le mani? Davvero, non ci sono buoni motivi per non farlo e per organizzare al meglio la propria posta elettronica. E la privacy? Sì, perché se un hacker dovesse riuscire ad accedere alla casella di posta, la mancanza di pulizia potrebbe mettere in piazza tutte le proprie comunicazioni, zip con le foto delle vacanze o importanti documenti ricevuti dal lavoro. Meglio un solido repulisti dei rimpianti del giorno dopo.
Archivia vs. Cestino, dove fare click?
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Già una prima scrematura, relativa alle comunicazioni meno importanti, può aiutare a fare spazio. C’è, di contro, un sistema di ricerca che non sempre contribuisce a rendere semplice lo svolgimento di tale operazione: bisogna dunque rimboccarsi le maniche e darsi da fare, ricordandosi che il cestino è il luogo giusto per ciò che non serve.
Basti pensare che, quando si riceve la posta cartacea, raramente si conservano le pubblicità, i messaggi promozionali o i volantini; sono le comunicazioni importanti quelle che rimangono. Lo stesso vale per le email. Quindi, completata questa prima fase, la seconda può prevedere lo spostamento nell’Archivio o, meglio ancora, in caselle intelligentemente etichettate con nomi univoci e inconfondibili. Non solo la casella di posta diventerà un luogo degno di un maniaco dell’ordine ma, addirittura, uno spazio ben catalogato che aiuta a ritrovare ciò che si cerca risparmiando, è proprio il caso di dirlo, tempo e denaro.
Come cancellare le email inutili
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Un metodo per recuperare tutte le email considerate inutili oppure obsolete è quello di navigare all’interno della propria casella e individuare quelle tipologie di messaggi ricevuti più spesso. Solitamente, newsletter e offerte promozionali vengono inviate sempre dagli stessi mittenti. Una volta individuati, può essere utile effettuare una ricerca rispetto all’email dell’autore del messaggio, selezionando successivamente tutti i messaggi inviati da tale indirizzo. Con un click, poi, è possibile cancellare tutti i messaggi, senza dover passare per l’archivio che può essere sfruttato in tanti altri modi diversi. Ecco che, in un sol colpo, ci si può liberare di una quantità di messaggi obsoleti e ritornare in possesso di spazio da utilizzare per le prossime comunicazioni elettroniche.
Lo stesso vale per la ricerca in base alla dimensione degli allegati. Dai campi di ricerca dei propri servizi di posta, attraverso le stringhe che consentono di individuare i messaggi con allegati più grandi (per esempio, su Google si può utilizzare la dicitura “larger:10M” nella barra di ricerca della posta in arrivo per intercettare tutti i messaggi con file allegati superiori ai 10MB), si possono facilmente evidenziare esclusivamente le email più pesanti. Facendo una cernita, si possono successivamente eliminare quelli ormai troppo vecchi o non più necessari. In alternativa, si può anche scegliere di spostare gli allegati sul Cloud (o su un supporto di memoria esterno), conservando così i file ma cancellandoli fisicamente dalla casella di posta. Così si può ritrovare spazio senza paura di perdere anche una sola nuova email.
