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Anche se le piattaforme di messaggistica stanno acquisendo sempre maggiore importanza anche tra colleghi d'ufficio, la posta elettronica continua a essere il mezzo di comunicazione privilegiato in ambito professionale. Ogni giorno la casella di posta di lavoro (ma anche quella personale) viene subissata da decine di messaggi e non sempre si riesce a gestirle a dovere. Si corre così il rischio di "incasinare" la casella e perdere così messaggi importanti.
Per questo motivo vale la pena perdere qualche decina di minuti per organizzare e archiviare le mail che ogni giorno riceviamo. Questa mossa, infatti, può aiutarci a ottimizzare il flusso di lavoro rendendo, ad esempio, più agevole la ricerca di messaggi anche senza utilizzare i motori di ricerca interni di client e piattaforme web.
Grazie all'archiviazione, dunque, si potrà gestire in maniera più accurata le proprie caselle di posta elettronica, evitando che si possa creare "caos" tra messaggi indispensabili e comunicazioni che, pur non essendo catalogabili tra lo spam, hanno una priorità o rilevanza inferiore. Tenendo bene in mente questo "principio", si potranno differenziare i messaggi di posta sin dal momento in cui vengono ricevuti e riuscire così ad avere una casella di posta in arrivo ordinata e pulita.
Perché archiviare le e-mail
Come detto, l'archiviazione dei messaggi che si ricevono è il sistema ideale per mantenere in ordine la casella di posta elettronica in arrivo. Certo, ci sono quelli che preferiscono creare un'alberatura e organizzare i messaggi in cartelle e sottocartelle a seconda dell'argomento o del mittente, ma a volte questa "modalità operativa" è poco efficiente.
Se utilizzata "a regime", l'archiviazione permette di avere una casella di posta in arrivo perfettamente ordinata, all'interno della quale ci saranno solamente i messaggi email che più interessano, "scartando" quelli che invece non sono rilevanti o hanno un basso grado di priorità.
I due sistemi, comunque, non si escludono l'uno con l'altro. Anzi: utilizzando la cartella Archivia e un sistema ben organizzato di cartelle e sotto cartelle è possibile mantenere ancora più in ordine la casella di posta in arrivo, riuscendo magari a raggiungere l'obiettivo di Inbox zero: ossia tutti i messaggi di posta letti e accuratamente smistati, con la casella di posta in arrivo vuota.
Per farlo, sarà sufficiente indirizzare verso l'archivio i messaggi di posta che non interessano non appena li riceviamo, così da lasciare nella casella "In arrivo" solo quelli da leggere e "lavorare" con maggior cura e attenzione. Non appena il topic si sarà esaurito, potremo spostare il messaggio nella sua cartella (o sottocartella) di destinazione e il gioco è fatto.
Come archiviare la posta elettronica
Indifferentemente dal servizio di posta elettronica o del client email che si utilizza, le modalità di archiviazione dei messaggi sono le stesse. Sia Microsoft Outlook sia Apple Mail, infatti, mettono a disposizione degli utenti sia una cartella "Archivio" ben visibile nell'alberatura generale, sia un pulsante "Archivia" che aiuterà ad automatizzare l'operazione.
A questo punto, dovremo decidere come muoverci: se la nostra casella di posta in arrivo non è mai stata troppo curata, potremmo decidere di archiviare tutte le email più vecchie di due o tre mesi; se, invece, la casella è ordinata è consigliabile archiviare i messaggi non appena si ricevono o, al più tardi, a fine giornata pigiando sull'apposito pulsante del client o della casella.
Se dovessimo trovarci nella prima situazione, dovremmo scavare un po' indietro nella cronologia della posta, selezionare tutti i messaggi e spostarli (con il drag&drop del mouse o sempre con il "solito" pulsante dell'interfaccia) nella cartella "Archivio". Quest'ultima operazione potrebbe variare a seconda del client di posta che utilizziamo: per selezionare tutti i messaggi potrebbe bastare il solito "ctrl+a" (per Windows) o "cmd+a" (per macOS), ma non sempre funziona.
Quante e quali e-mail dovrebbero essere archiviate
Da un punto di vista teorico, nella casella "Archivio" dovrebbero finire tutti quei messagi che, per un motivo o per un altro, non sono interessanti o non hanno un'elevata priorità lavorativa. Per evitare di creare confusione, il modus operandi ideale è quello di attendere fine giornata, fare una cernita dei messaggi e archiviare quelli che non ci interessano.
Un piccolo trucco per mantenere ancora più organizzata la casella di posta elettronica passa da una routine del fine settimana. Poco prima di spegnere il PC e godersi il fine settimana, controllate quali sono i messaggi ancora presenti nella casella di posta in arrivo: se sono inattivi da due o tre giorni potete tranquillamente archiviarli: molto probabilmente il topic può essere considerato chiuso.
30 luglio 2019
