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Oggi il lavoro è pienamente immerso nel mondo digitale e i compiti che dobbiamo svolgere ogni giorno comprendono praticamente sempre l'invio di una email, la partecipazione ad una videoconferenza, una risposta su una piattaforma di messaggistica instantanea. Lo smartphone è, allo stesso tempo, un potentissimo strumento di lavoro ma anche una tra le principali cause di distrazione e perdite di tempo.
Forse proprio per questo motivo, nel corso degli ultimi anni sono state rilasciate diverse app per aumentare la produttività. Possono essere usate sia da chi è impegnato con gli esami universitari, sia da chi vuole migliorare l'organizzazione e l'attenzione a lavoro.
Non importa se lavori in team, sei un libero professionista, uno studente o semplicemente vuoi provare a migliorare alcuni lati del lavoro, sicuramente ne troverai una adatta alle tue esigenze. Ciò che è importante sapere però è che tutto parte dall'impegno e dalla determinazione che ognuno matura nel voler cambiare una volta per tutte. I software sono solo un aiuto, la spinta tecnologica necessaria per semplificare un percorso. Vediamo quindi alcune applicazioni per la produttività che possono aiutarti.
Any.do
Any.do è una delle app di produttività più semplici e immediate di tutte, destinate a chi ha bisogno di una piattaforma facile da usare, senza stress. L'interfaccia utente dell'app è semplice, come lo è anche il sistema di organizzazione delle attività. Naturalmente, in Any.do non ci sono le grandi ed evolute funzionalità che troviamo in altre app, ma l'utente a cui si rivolge l'app non ne ha bisogno.
Any.do è comunque sufficiente per gestire efficacemente le nostre attività e progetti con facilità, grazie a promemoria, date di scadenza e attività secondarie, oltre ad alcune funzionalità per prendere appunti e inserire allegati.
Any.do è gratuito, ma c'è una versione a pagamento con temi personalizzabili e caricamenti di file illimitati. Any.do funziona su Windows, Mac, iOS e Android e browser.
Notion
Notion è un'app di produttività molto più complessa e potente delle altre: ci possiamo creare elenchi, note, fogli di calcolo, database e molto altro. In pratica è simile a Trello: si parte da una pagina vuota e si possono aggiungere liste di controllo, tabelle e altre attività.
Per ogni voce di un elenco è possibile allegare una nuova pagina che può memorizzare informazioni aggiuntive o sottoattività. Notion è anche l'app di produttività più personalizzabile di tutte. Il rovescio della medaglia è che è meno intuitiva da usare rispetto a quelle già viste.
Notion ha una versione grauita che basta per la maggior parte degli utenti e che funziona su iOS, Android, Mac, Windows e browser.
Microsoft To Do
Microsoft To Do è una delle app per la gestione delle attività da provare per prime, perché è completamente gratuita. L'organizzazione dei task in To Do è divisa per elenchi di cose da fare, ai quali possono essere aggiunte attività secondarie (chiamate "Step"), date di scadenza e promemoria.
Si possono organizzare gli elenchi in gruppi o utilizzare la barra di ricerca per trovare attività specifiche. Il sistema di raggruppamento è particolarmente utile, ad esempio, per separare le attività lavorative da quelle personali.
To Do offre anche l'integrazione con Microsoft Outlook: le email ricevute, ad esempio, possono essere trasformate in attività e incorporarte negli elenchi di cose da fare.
Microsoft To Do è disponibile per Windows, Android, iOS e per i browser.
Todoist
Todoist funziona con un sistema di elenchi di cose da fare simile a Microsoft To Do, ma qui la suddivisione in elenchi è più strutturata. Ad esempio è possibile inserire un elenco all'interno di un altro. Si possono aggiungere rapidamente nuove attività premendo un pulsante e Todoist interpreta il nostro linguaggio naturale per eseguire compiti in modo automatizzato.
Ad esempio, dando ad una attività un nome come "invia un'email alla banca ogni secondo martedì del mese", Todoist imposterà automaticamente quell'attività per ogni secondo martedì nelle impostazioni senza che noi dobbiamo fare altro.
Si possono anche organizzare le attività in cartelle ed etichette e impostare le priorità. Todoist offre anche alcuni semplici strumenti di collaborazione, ma non è un vero e proprio tool di smartworking collaborativo.
Todoist è gratuito se ci accontentiamo di 80 progetti e rinunciamo ad alcune funzionalità, come le etichette. Todoist è disponibile per Windows, Mac, iOS e Android e si può usare anche via browser.
TickTick
TickTick è un'altra potente app simile per impostazione Todoist e To do, ma è focalizzata sulla semplicità di utilizzo. Si possono creare attività secondarie e assegnare priorità alle attività come in Todoist, ma l'app si basa principalmente su un sistema a cartelle.
Tra le funzionalità più interessanti c'è quella di poter impostare un "Avviso fastidioso", che viene ripetuto più volte fino a quando non abbiamo svolto quella attività.
TickTick è gratuito in versione base, più che sufficiente per la maggior parte degli utenti, ed è disponibile per Windows, Mac, iOS e Android e browser.
Toggl
Toggl permette di cronometrare il tempo impiegato per completare un'attività. Questo è il suo compito e lo fa in modo eccellente. Ti permette di capire quanto tempo spendi per un'operazione o un task, e questa è sicuramente una base importante per capire come si può migliorare o fare le cose in un tempo minore.
Toggl consente anche di lavorare senza distrazioni, perché il tempo tracciato è quello che realmente serve per eseguire i lavori. Se si guarda, anche per un secondo, la bacheca Facebook o si fa una pausa, si può bloccare il timer per riprendere da quel punto esatto e tracciare esattamente il tempo impiegato senza contare le distrazioni e le pause.
Remember the Milk
Remember the Milk è stata una delle prime app per migliorare la produttività ed è oggi una delle migliori. Assomiglia a Todoist, perché riesce ad interpretare il linguaggio naturale nei nomi delle attività: creando l'attività "Rispondi al messaggio di Mario domani con massima priorità" l'app imposterà da sola un'attività per il giorno successivo con livello di priorità più alto. Remember the Milk offre anche un sistema di ricerca avanzato che consente di trovare rapidamente le attività in base alle date di scadenza, ai contenuti e alle attività secondarie.
Un'altra caratteristica utile di Remember the Milk sono le "smart list", cioè elenchi generati automaticamente in base a determinati criteri scelti dall'utente. Purtroppo alcune delle funzionalità più interessanti di Remember the Milk sono disponibili solo a pagamento. Remember the Milk è disponibile per Windows, Mac, Linux, iOS, Android e browser Web.
Google Tasks
Google Tasks è un'altra app che punta alla semplicità. Il design di Tasks è semplice come il suo nome: si concentra sulle nozioni di base (date di scadenza, attività secondarie e promemoria) e non offre molto altro. Come Any.do, quindi, è rivolta a chi cerca un'app per semplificare al massimo i suoi impegni. Task è naturalmente integrato con Gmail e Google Calendar, dai quali possiamo aggiungere attività in modo diretto.
Come la maggior parte delle app di Google, infine, Tasks è completamente gratuito. Google Tasks funziona su iOS, Android e via browser (è integrato in Gmail) ma, purtroppo, non c'è ancora alcuna app di Tasks per Windows o Mac.
Trello
Trello è un'app ideale se si lavora in team. Questo software consente di monitorare e gestire tutti i progetti gestiti da una squadra di lavoro, quindi è ideale per il project management. Dulcis in fundo è gratuito ed estremamente facile da usare. L'interfaccia principale è composta da tre elementi principali.
La sezione List comprende le fasi di un progetto: in lavorazione, fatto o da fare. Poi c'è la sezione delle Idee, dove è possibile trovare tutti gli spunti utili per creare una strategia e collaborare alla costruzione passo-passo di un progetto, sempre qui si trovano tutte le persone che collaborano al progetto. Infine, la pagina Card comprende tutte le idee, le persone e gli elementi legati ad un singolo task.
Questo strumento può essere usato dal team di lavoro, e gestito dal project manager che in questo modo può tenere d'occhio i task e valutare l'andamento di un progetto, ed eventualmente richiamare un membro o modificare la sua mansione.
