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Il costo mensile di una segretaria personale che tiene sotto controllo la mail e il calendario degli appuntamenti per un dirigente di un'azienda può essere elevato: stipendio, contributi, benefit. Se non si hanno a disposizione abbastanza fondi, si può fare affidamento su alcune applicazioni specializzate di task manager (gestione degli impegni) e di to do list (lista delle cose da fare).
Con oltre dieci milioni di download su Google Play Store e App Store, Any.do si è imposta tra i leader nel mercato delle applicazioni per pianificare la giornata. Sviluppata nella Silicon Valley israeliana, l'app è diventata una delle principali concorrenti di Evernote e Google Keep. L'applicazione è gratuita, ma per gli utenti che vogliono utilizzare alcune funzionalità extra (allegare file di grandezza illimitata ai compiti segnati nell'agenda, nuovi temi per personalizzare gli appuntamenti) è possibile sottoscrivere un abbonamento mensile (2,99 dollari) o annuale (26,99 dollari).
Any.do, semplice e intuitiva
Nell'aprile 2015 la software house israeliana ha rilasciato la terza versione di Any.do, cambiando l'interfaccia utente e aggiungendo alcune piccole migliorie e funzionalità. La user interface è stata aggiornata ai dettami del Material design (introdotto da Google con la versione Lollipop di Android), con nuove animazioni e una vista a griglia degli impegni settimanali. La semplicità d'utilizzo, l'ottima gestione degli impegni e la sincronizzazione con mail e Google Task hanno decretato il successo di Any.do.
Sono necessari pochi passaggi per iniziare a usare Any.do. Dopo aver effettuato il download dallo store online, è indispensabile iscriversi al servizio: la registrazione può essere effettuata attraverso la mail personale o con il proprio account di Facebook o Google+ con la possibilità di importare tutti i propri contatti per un migliore utilizzo delle funzionalità.
Completato l'iter iniziale, l'applicazione permette di scegliere quali attività mostrare nella home di Any.do: Faccende personali, Film da vedere, Libri da leggere, Lista della spesa, Progetti di lavoro e Posti da visitare. L'utente ha, naturalmente, la possibilità di personalizzare l'interfaccia, selezionando altre schede attraverso l'icona in basso a destra.
Aggiungere un appuntamento al task manager
Inserire un nuovo appuntamento, creare una lista o della spesa o delle cose da fare (to do list) è semplicissimo. Dalla home di Any.do è necessario scegliere una categoria tra quelle impostate all'inizio e aggiungere il compito da svolgere, premendo l'icona in basso a destra. Ogni lista può essere inserita in una delle quattro aree temporali messe a disposizione dall'applicazione: Oggi, Domani, A breve e In futuro. Le informazioni salvate sono raccolte nella sezione Tutte le attività e divise a seconda della priorità assegnata dall'utente: Normale o Alta.
Per salvare un appunto importante, senza perder tempo nello scrivere con la tastiera dello smartphone, si può utilizzare la funzione Voce, attivabile premendo l'icona del microfono in alto a destra.
Gestire i promemoria e condividere gli appuntamenti con i propri amici
Any.do offre anche un servizio di promemoria che, attraverso un sistema di notifiche, avvisa l'utente degli appuntamenti "in agenda". Per attivarlo è necessario selezionare l'evento salvato, a questo punto si apre un menù a tendina con cinque icone: la terza a forma di campana permette di impostare la data e l'orario per la notifica.
Le altre quattro icone, aggiungono funzionalità utilissime al task manager dell'applicazione:
- la prima fa aggiungere delle sub-attività per la costruzione di una lista delle cose da fare
- la seconda permette di spostare i compiti salvati da una lista all'altra
- la quarta consente di inserire delle note (immagini, video allegati, voce)
- la quinta dà la possibilità di condividere l'evento con i propri amici.
Quest'ultima è una delle funzioni più interessanti dei Any.do: si possono creare liste degli impegni o appunti di lavoro da condividere con i propri colleghi, aggiungendo (nella versione gratuita) file della dimensione massima di 1,5MB, per scambiarsi PDF o documenti di testo.
Quando si completa un task, l'applicazione cancella l'evento cambiando il colore del font (da nero a grigio). Per eliminarlo definitivamente è necessario scuotere lo smartphone e confermare di voler depennarlo dalla lista delle cose da fare.
Sincronizzazione su tutti i device
Con l'ultimo aggiornamento, l'applicazione è supportata anche dai tablet, creando un mondo interconnesso tra dispositivi mobili (smartphone e tablet) e fissi (personal computer). Infatti, esiste anche un'estensione per Google Chrome che segnala nella toolbar del browser gli appuntamenti della giornata. Ogni evento è sincronizzato immediatamente su tutti i device personali, dando all'utente la possibilità di avere un'agenda personale sempre con sé.
Personalizzazione delle liste e delle impostazioni
Any.do permette agli utenti anche la personalizzazione di alcune features: l'ordine delle attività nella home, i suoni delle notifiche e i colori del tema (solo nella versione Premium). Si può attivare anche l'opzione Chiamata persa: nel caso in cui non si risponde al telefono, l'applicazione salverà automaticamente nell'agenda il numero da richiamare avvisando l'utente con una notifica.
Any.do Moment
Dal menu delle Impostazioni (raggiungibile premendo nella home dell'applicazione l'icona in alto a destra con tre puntini grigi) si può attivare Any.do Moment, un servizio che al mattino ricorda all'utente quali sono gli appuntamenti della giornata. Per ogni evento si può decidere se spostarlo ai giorni seguenti o se tenerlo in agenda per "oggi".
Widget
Sono ben cinque i widget che l'utente può implementare nella home del proprio smartphone per tenere sempre sotto controllo gli eventi della giornata. Da quello minimale che mostra solamente il microfono e l'icona per aggiungere una notifica a quello completo con la lista delle cose da fare.
