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La vita in ufficio può essere molto stressante. Orari e scadenze da rispettare, riunioni, stimoli dall’esterno e contrattempi sono all’ordine del giorno e possono creare una crescente pressione. L’intelligenza artificiale può essere di grande aiuto e sempre più professionisti utilizzano gli strumenti messi a disposizione dell’AI per velocizzare alcune attività in ufficio.
Per poter ottenere dei benefici dall’intelligenza artificiale, occorre conoscerne le potenzialità e capire ciò che può fare al posto nostro. Solo in questo modo e imparando a costruire dei prompt chiari, non fraintendibili ed efficaci si potranno ottenere dei buoni risultati che favoriranno un incremento della produttività e una riduzione dello stress sul posto di lavoro.
Scopriamo cosa l’intelligenza può fare per semplificare la vita in ufficio, quali compiti affidargli e quali strumenti utilizzare.
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1. Utilizzare l’intelligenza artificiale per rispondere all’email
Screenshot Fastweb Plus
Le mail possono occupare una parte sostanziosa della giornata di un professionista: leggere quelle ricevute, rispondere e scriverle può portare via tanto tempo che potrebbe essere impiegato in altre attività. L’intelligenza artificiale generativa può essere utilizzata per creare velocemente delle email coerenti ed efficaci.
Tra gli strumenti da utilizzare c’è ChatGPT, a cui si può chiedere, attraverso un prompt testuale, di scrivere una email. Nel comando devono essere inseriti tutti i dettagli necessari: il tipo di destinatario, l’obiettivo che si vuole raggiungere inviando l’email e il messaggio che si vuole trasmettere, il tono da utilizzare e altre specificazioni importanti.
Una volta ottenuto il testo, si può chiedere a ChatGPT di apportare ulteriori modifiche o, in alternativa, copiarlo nella propria casella di posta elettronica, apportare delle migliore e delle personalizzazioni, e inoltrare il messaggio. In questo modo, diminuiranno nettamente i tempi di risposta e quelli impiegati per portare a termine questa tipologia di interazioni.
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2. Usare l’intelligenza artificiale per creare delle presentazioni
Screenshot Fastweb Plus
Le presentazioni sono importanti per poter mostrare agli altri pianificazioni, nuovi progetti, l’organizzazione di attività o proposte, ma realizzarle richiede tempo e attenzione. L’intelligenza artificiale è in grado di creare delle slide sulla base delle indicazioni degli utenti o di documenti da loro caricati.
Gli strumenti AI presenti online per la creazione sono diversi e il professionista si può affidare a quello che ritiene più efficace e semplice da utilizzare.
ChatGPT può essere utile per individuare i punti salienti di un contenuto o di un documento. Gli si può chiedere di fornire indicazioni sulle slide da realizzare: un titolo, un sottotitolo, i punti principali e altro ancora. Usando questo metodo, sarà più semplice creare una presentazione efficace.
Microsoft Copilot può fornire un importante supporto nella creazione di presentazioni su PowerPoint. Collegandosi al sito ufficiale di Microsoft, nella sezione dedicata a Copilot Lab, si può scegliere di provarlo su uno delle app della suite di Microsoft Office.
Dopo aver selezionato Power Point, cliccare sul pulsante Prova in PowerPoint ed eseguire l’accesso con le credenziali del proprio account Microsoft. Iniziare a realizzare le slide, inserendo i contenuti, e, successivamente, cliccare su Designer.
Copilot analizzerà il testo e fornirà dei suggerimenti per l’aspetto grafico delle slide. Sarà sufficiente selezionare quello di proprio gradimento per ottenere un risultato perfetto. Inoltre, ai può chiedere all’AI di organizzare la presentazione in sezioni, riepilogarla o di individuare informazioni presenti all’interno delle slide.
Vids è un’applicazione di Google Woskspace, attualmente in versione beta, pensata appositamente per professionisti e studenti, che utilizza l’AI per generare video-presentazioni a partire da Documenti, Fogli e Presentazioni.
In base alle proprie esigenze, si può scegliere quale strumento utilizzare o, in alternativa, utilizzarne più di uno per ottenere il massimo dall’intelligenza artificiale.
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3. Usare l’intelligenza artificiale per alleviare lo stress e aumentare la produttività
Shutterstock
Oltre a svolgere compiti e mansioni specifiche, l’intelligenza artificiale permette di trovare dei metodi per alleviare lo stress e la tensione o per aumentare la propria produttività.
Si può chiedere a strumenti come ChatGPT e Microsoft Copilot di creare una routine per l’ufficio che ha come obiettivo quella di alleviare lo stress o, in alternativa, di indicare le strategie per aumentare la propria produttività o, ancora, di ideare una giornata rilassante per staccare dalla routine quotidiana e recuperare le energie.
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4. Altri strumenti AI da utilizzare in ufficio
Shutterstock
In alternativa a Copilot e ChatGPT, si può utilizzare l’AI di Google: Gemini. Estremamente potente e sempre aggiornato, Gemini può eseguire numerose attività, tra cui la stesura di testi (comprese email e newsletter), analisi di immagini e documenti, l’individuazione degli argomenti da trattare in una presentazione e tanto altro ancora. Può essere utilizzato gratuitamente con il proprio account Google.
Se è richiesta la generazione di immagini, si può utilizzare Microsoft Designer, che garantisce l’accesso a numerosi strumenti AI, o DALL-E di Open AI. Se si vogliono realizzare dei progetti grafici, il suggerimento è quello di testare le potenzialità di Canva, che ha integrato funzionalità basate sull’intelligenza artificiale che rendono più semplice il raggiungimento di risultati soddisfacenti.
Per saperne di più: Intelligenza Artificiale: cos'è e cosa può fare per noi
