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La blockchain è nota soprattutto per avere reso possibile l’esplosione di alcune tra le più importanti criptovalute al mondo: una su tutte il Bitcoin, che è stato ideato dallo stesso misterioso inventore dei registri digitali organizzati in catene di blocchi, conosciuto come Satoshi Nakamoto.
Quello che molti ignorano è che l’insieme di tecnologie racchiuse dentro il nome “blockchain” si presta agli utilizzi più disparati. Non a caso c’è chi auspica una sua integrazione nei sistemi elettorali, così come c’è chi pensa andrebbe sposata dalle pubbliche amministrazioni.
E ancora, c’è chi sta costruendo la sua idea di metaverso proprio grazie alla blockchain, così come c’è chi ritiene che questo sistema di trasferimento e condivisione delle informazioni sia semplicemente perfetto per la gestione documentale.
La gestione documentale è quell’insieme di procedure che rendono possibile la conservazione e l’archiviazione di documenti digitali. I registri digitali infatti garantiscono un livello di trasparenza e di sicurezza quasi assoluti, oltre che a prova di errore (tanto tecnico quanto umano).
Per non parlare poi del fatto che una digitalizzazione crescente dei documenti potrebbe avere dei vantaggi anche per quanto concerne la sostenibilità ambientale.
Blockchain e conservazione documenti
Uno degli ambiti di intervento della blockchain meno noti al grande pubblico è sicuramente quello relativo alla conservazione e all’archiviazione dei documenti digitali. Quando si parla di conservazione documenti digitali si fa riferimento a tutte quelle procedure, quelle regole e quelle tecnologie che rendono possibile l’accesso a un documento digitale, ma non solo.
La gestione documentale ha anche a che fare con l’utilizzabilità del documento in questione, con la sua reperibilità, integrità e identificabilità univoca.
In altre parole, la gestione documentale non solo deve garantire che un documento digitale possa venire individuato e utilizzato. Deve anche garantire la sua permanenza e la sua reperibilità col passare del tempo.
Da questo punto di vista, le esigenze relative ai processi di gestione documentale non sono quindi così diverse da quelle legate al mondo delle transazioni digitali.
Appare dunque evidente come la blockchain si presti anche al cosiddetto “document management”. Una catena di blocchi permette infatti di condividere informazioni tra membri: informazioni che possono benissimo essere racchiuse all’interno di un documento digitale.
Vantaggi della blockchain applicata all’archiviazione documenti
Utilizzare le tecnologie blockchain per la gestione dei documenti digitali può portare diversi vantaggi: sia dal punto di vista della sicurezza che da quello della sostenibilità.
Si inizi col considerare che, dentro le catene di blocchi, l’informazione è sempre presente su più dispositivi contemporaneamente. Ciò vuol dire che rimane reperibile e “al sicuro”, anche nel caso in cui un computer presenti un malfunzionamento improvviso.
A ciò si aggiunga che le informazioni presenti dentro una blockchain sono incancellabili. Allo stesso modo, le eventuali modifiche apportate vengono tracciate e hanno bisogno di una convalida nei nodi successivi per venire applicate concretamente.
Un altro aspetto da considerare è che la blockchain prevede un livello di trasparenza quasi assoluta.
Ogni singolo utente infatti conosce la la quantità di informazioni a cui hanno accesso i vari membri della catena. Inoltre, come detto, tutte le operazioni vengono vagliate e rese pubbliche.
Infine, esistono soluzioni di archiviazione documenti talmente avanzate da unire le funzionalità tipiche di una corretta conservazione digitale tramite blockchain a quelle dei più recenti cloud storage. Si pensi, in tal senso, alle cassette digitali.
Come funzionano le cassette digitali
Una cassetta digitale è una tecnologia basata sulla blockchain che consente un’archiviazione documenti e una loro conservazione all’insegna della sicurezza più assoluta. Un prodotto a norma di legge e a prova di contraffazione.
Una cassetta digitale permette di dare validità legale ai vari file presenti al suo interno attraverso l’apposizione di due diversi sigilli: il primo è l’identificazione digitale e indica il produttore in maniera univoca. Il secondo è la marca temporale e garantisce l’esistenza di ogni documento in un determinato momento temporale.
Le cassette digitali più avanzate riescono addirittura a sincronizzare il servizio di archiviazione e conservazione documenti con un servizio cloud: tutto con una sola ed unica azione da parte dell’utente.
Grazie a una cassetta digitale è possibile unire la conservazione digitale alle funzionalità tipiche di un cloud storage.
In conclusione l’utente, con un canone mensile unico, garantisce la corretta conservazione digitale di centinaia di documenti, tutti protetti dalla tecnologia blockchain.
In più è possibile aggiungere la certificazione di autenticità di documenti, di processi aziendali, di filiera e logistica, oltre che la rilevazione di eventuali contraffazioni e la condivisione di tutti i file certificati.
Come è facile intuire, una cassetta digitale si adatta ai contesti più diversi: si pensi, in tal senso, a chiunque abbia un brevetto innovativo da tutelare, ma anche a chiunque abbia bisogno di scannerizzare documenti, se non addirittura archivi cartacei.
Il principale vantaggio di una cassetta digitale è il suo incredibile livello di sicurezza: non va infatti dimenticato che quasi il 50% delle aziende finisce addirittura col chiudere in caso di perdita o di furto di dati sensibili.
Dopodiché, una cassetta digitale è una soluzione che garantisce anche la sostenibilità. È infatti evidente come la digitalizzazione abbia ripercussioni positive sulla questione ambientale: riduce la necessità di consumo della carta e blocca diverse filiere produttive inquinanti.
Per saperne di più: Cos'è la blockchain, tutto quello che devi sapere
