La cartella dei Rapporti BigFile fornisce all'utente tutti i dettagli delle attività e lo status di ogni invio effettuato tramite il servizio BigFile. Tale cartella è del tutto simile ad una normale cartella contenente messaggi di posta elettronica (come ad esempio la cartella della posta In arrivo) con la differenza di contenere messaggi generati dal sistema che tengono traccia di tutte le attività compiute dal Servizio BigFile. Questi messaggi di rapporto rimarranno nella cartella Rapporti BigFile per un periodo di 6 giorni, terminato il quale tali messaggi saranno automaticamente cancellati dal sistema.
All'interno della cartella sarà possibile ordinare i messaggi di rapporto per destinatario, per oggetto, per data e orario di invio e per dimensione, esattamente come in una normale cartella di posta elettronica.
I messaggi di rapporto potranno essere utilizzati, prima della loro scadenza, anche per inviare nuovamente o per inoltrare un messaggio BigFile già spedito. Basterà inoltrare un messaggio di rapporto per accedere automaticamente alla pagina di composizione di un nuovo messaggio BigFile contenente gli stessi allegati del messaggio originale.
Nota Il messaggio BigFile inoltrato conterà comunque ai fini del calcolo dello spazio libero disponibile per il Servizio BigFile. Per questo motivo, se lo spazio rimasto non fosse sufficiente ad un nuovo invio, l'inoltro del messaggio BigFile potrebbe non andare a buon fine.
Per accedere alla cartella notifiche del servizio BigFile basterà cliccare sul titolo Rapporti BigFile contenuto nella sezione MAIL del menu contestuale sinistro.
All'interno della cartella si troverà la lista di messaggi contenenti i rapporti degli invii effettuati tramite il servizio BigFile. Tali messaggi di rapporto si potranno visualizzare in anteprima o a tutta pagina, esattamente come accade per i messaggi di posta ordinari.
L'utente, nell'inviare un messaggio tramite il Servizio BigFile, ha la possibilità di attivare l'opzione di notifica di scadenza periodo di validità del messaggio. Il tal caso l'utente riceverà un messaggio di notifica nel momento in cui il messaggio BigFile in questione sarà scaduto e quindi non sarà più possibile visualizzarlo e scaricarne gli allegati. I messaggi di notifica sono dei messaggi di posta elettronica generati dal sistema e come tali verranno recapitati nella cartella di posta In arrivo dell'utente stesso.
I messaggi di rapporto invio vengono generati dal sistema contestualmente all'invio di un messaggio Bigfile e conterranno tutti i dettagli relativi all'invio stesso. Questi rapporti compariranno nella speciale cartella di sistema denominata Rapporti BigFile.
I rapporti di invio conterranno una sezione di testa in cui saranno riportate le informazioni circa i destinatari del messaggio (anche quelli in CC e BCC), il suo oggetto, la data di invio e quella di scadenza, la presenza o meno di un'eventuale password di protezione, la priorità impostata per il messaggio e l'elenco dei file allegati, comprensivi del file zip contenente la versione compressa di tutti i file allegati (download.zip). In coda sono presenti la sezione relativa al testo del messaggio stesso ed una sezione, denominata Stato, contenente, per ogni destinatario del messaggio, i seguenti campi informativi: