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Condividere. Una parola che ai più può sembrare senza valore, ma che con il web 2.0 è diventata il perno centrale di una nuova cultura tecnologica. Milioni di persone condividono le proprie foto sui social network, i propri stati d'animo e interagiscono con amici e utenti sparsi in tutto il mondo. Ma il web 2.0 non ha rivoluzionato solamente i processi comunicativi, ha semplificato e migliorato anche il lavoro aziendale.
Le applicazioni web-based come Google Docs hanno cambiato il modo di lavorare all'interno delle società: ogni dipendente può condividere con i propri colleghi i documenti, i video, idee e suggerimenti per migliorare progetti aziendali. La collaborazione tra i lavoratori non solo migliora i prodotti finali, ma permette anche di stringere dei rapporti più stretti con i colleghi, migliorando il clima nell'ambiente di lavoro.
Lanciato come servizio aggiuntivo di Google Drive, la suite per ufficio sviluppata dall'azienda di Mountain View ha pian piano avuto successo fino a diventare un progetto separato. Usata da tantissime aziende per condividere i progetti all'interno dei vari dipartimenti, permette di redigere Documenti scritti, Fogli di calcolo, Presentazioni con slide animate e questionari (presente nella sezione Moduli). Sebbene il funzionamento è molto simile alla suite Office è necessario conoscere alcuni trucchi per sfruttare al meglio tutte le potenzialità di Google Docs (disponibile anche per smartphone e tablet grazie alle applicazioni presenti sul Google Play Store e App Store).
Lavorare offline
Non è necessario essere connessi a Internet per lavorare su Google Docs: da un po' di tempo è stata aggiunta anche la modalità offline. Ogni utente può modificare i documenti e quando si connetterà a Internet i cambiamenti saranno sincronizzati automaticamente. Per farlo, però, è necessario utilizzare Google Chrome: dopo aver lanciato il browser si dovrà aprire Google Drive e cliccare sulla rotellina in alto a destra. Si aprirà un menu a tendina dove premere sull'opzione Impostazioni: si aprirà il riquadro Generale e si dovrà abilitare la dicitura "Sincronizza i file di Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni di Google su questo computer in modo da poterli modificare online". Dopo aver salvato le modifiche si potrà utilizzare Google Docs offline.
Condividerlo con i propri colleghi
La caratteristica principale di Google Docs è la possibilità di condividere i documenti con i propri amici o colleghi e lavorare contemporaneamente sul File. Ogni utente può modificare il foglio di lavoro e gli altri potranno controllare in diretta tutti i cambi. Per non creare confusione tra le varie modifiche è necessario utilizzare un trucco: limitare il numero di persone che hanno l'accesso al documento. Per scegliere i colleghi con cui collaborare si dovrà aprire il documento di lavoro, cliccare su File e premere Condividi: nella finestra che si aprirà si dovranno inserire i contatti di posta elettronica delle persone con cui condividere il progetto.
Utilizzare gli add-on
I servizi base offerti da Google Docs permettono di gestire al meglio le funzionalità principali dei documenti e dei fogli di lavoro. Ma per rendere più ricca l'esperienza con Google Docs si può installare degli add-on sviluppati da software house esterne. A seconda dell'utilizzo finale si può scegliere l'estensione migliore: ad esempio Hello Fax permette di inviare un fax direttamente da Google Docs semplificando il lavoro dei dipendenti. Uber Conference, invece, aggiunge le videochiamate ai fogli di lavoro di Google Docs: mentre si lavora a un documento di testo, gli utenti potranno parlarsi tra di loro e scegliere le modifiche migliori da apportare al progetto finale. Piccoli trucchi che migliorano l'esperienza con i file di documenti made in Google.
Controllo degli errori
I refusi sono uno dei problemi maggiori di quando si lavora ai documenti di testo: scrivere velocemente con la tastiera molto spesso crea degli errori sia ortografici sia grammaticali. Attivando un trucco, si può semplificare la vita degli utenti: lanciando Google Docs e premendo su Strumenti si potrà attivare il controllo ortografico che segnalerà tutti gli errori di battitura.
Inserire link
I link sono fondamentali per dare una base contenutistica solida ai propri progetti di lavoro. Per inserire i link all'interno dei documenti non è necessario cercarli in una nuova finestra del browser, basterà cliccare su Inserisce e poi sull'opzione Link. Si aprirà una finestra di ricerca dove inserire il vocabolo da trovare. Alla fine della ricerca, Google Docs inserirà automaticamente il link rendendo più ricco il proprio Foglio di lavoro.
Gli stili di testo
Invece di formattare ogni singolo paragrafo dei documenti di testo, si può pre-impostare diversi stili per rendere più scorrevole la lettura del file. Per farlo è necessario entrare nella sezione dedicata agli Stili di testo e impostare per ogni opzione una diversa formattazione. Dopo aver completato il lavoro, basterà cliccare su Stile 1 o Stile 2 per scegliere tra le diverse grandezze dei caratteri o tra le font offerte da Google Docs.
Dizionario Google Docs
Non tutte le parole entrate nell'uso comune sono conosciute dal dizionario di Google Docs. Per gestire i vocaboli provenienti dall'inglese o qualche neologismo, si dovrà cliccare su Strumenti e poi su Dizionario Personale. Nel riquadro che si aprirà, l'utente potrà inserire nuove parole o cancellare quelle aggiunte per errore.
Lavorare da mobile
Un trucco per essere sempre aggiornato sulle modifiche avvenute sui propri documenti è installare le applicazioni sviluppate sia per gli utenti Android sia iOS. Lanciando l'app sarà possibile monitorare e tenere sotto controllo gli ultimi aggiornamenti effettuati dai propri colleghi e arrivare pronti alla riunione di lavoro.
