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Dopo tutti questi anni Microsoft Outlook è sempre il software di posta elettronica più usato in uffici, aziende e agenzie. Spesso viene utilizzato molto superficialmente, ma Outlook è un software complesso, articolato e versatile. Quante volte vi sarà capitato di dover programmare una mail o gestire gli appuntamenti da un’unica interfaccia e avete dovuto chiedere aiuto a colleghi che conoscono vita, trucchi e miracoli del software di Microsoft?
Ecco una serie di trucchi e suggerimenti per migliorare la vostra conoscenza e non utilizzare Outlook solo per spedire e-mail.
Come programmare una e-mail
Questo è uno dei trucchi preferiti per chi vuole risparmiare tempo o non può rimanere sempre davanti al monitor del pc a mandare mail a clienti e fornitori. Con Outlook è molto semplice programmare mail, in modo da non doversi costantemente ricordare delle bozze lasciate nelle casella di posta.
Dopo aver inserito destinatario, oggetto e testo della mail bisognerà cliccare sulla funzione Ritarda Recapito una volta dopo aver cliccato sull’ icona Opzioni.
Una volta cliccato vi apparirà una finestra in cui potrete scegliere :
- livello di priorità
- livello di sicurezza
- elenco dei destinatari
- scadenza entro cui inviarla.
In pochi semplici click la vostra mail verrà programmata da Outlook con la scadenza prescelta.
Usa la formattazione per evidenziare alcuni contatti
Ogni giorno vengono recapitate milioni di mail tra tutte le caselle Outlook sparse per il mondo, molto spesso il rischio è di perdere informazioni importanti, o non rispondere tempestivamente alla mail del capo o del cliente di turno suscitandone le ire.
Uno dei trucchi in questi casi è usare la cosiddetta formattazione condizionale, ma non fatevi spaventare dal termine.
Andate su Visualizzazioni > Impostazioni visualizzazione e cliccate sull’icona Formattazione condizionale. Scegliete l’opzione Aggiungi e potrete rinominare la casella con il nome o nickname che vi è più comodo e contrassegnarlo con un colore particolare.
Una volta effettuati questi passaggi selezionate il pulsante Condizione nel riquadro in basso a destra e inserite il nome o l’indirizzo mail della persona che volete cercare.
Da quel momento potrete scorrere la vostra casella inbox di Outlook vedendo evidenziato il nome del contatto desiderato, in modo che vi salti subito all’occhio un’eventuale urgenza.
Creare un email template
Se quello dell’urgenza nelle risposte è un tema ricorrente, evitare di ripetere riscrivere mail simili a giorni alterni è un argomento sentito per la qualità della giornata lavorativa.
Outlook ci fornisce la possibilità di creare modelli di email che possono essere velocemente riutilizzati all’occorrenza.
Si inizia creando una nuova mail e inserendo il testo che più ritenete opportuno, per esempio
A questo punto si tratta solo di salvare sotto File > Salva Modello Outlook (formato .otf) e metterlo nella cartella che vi è più comoda.
Ogni volta che vi servirà il template creato basterà cliccare nel menu principale su Nuovi Elementi > Altri elementi > Scegli modulo. Basterà poi scorrere il menù a tendina fino alla voce “Modelli utenti nel file system” e poi sfogliare nella cartella in cui si era salvato il template.
Non è una procedura semplice come le precedenti, ma sicuramente è uno dei trucchi per guadagnare tempo nell’inviare mail.
Archivia le e-mail
L’ultimo dei trucchi per utilizzare la meglio Outlook riguarda l’archiviazione di email.
Esistono diversi modi ma il più efficace è sicuramente utilizzare la tabella Azioni rapide, in alto nella schermata di Home.
Un volta cliccata apparirà il menù Gestisci azioni rapide, da cui si può scegliere tra diversi comandi tutti personalizzabili con tasti a scelta rapida. Tra i tanti, sicuramente interessante è la possibilità di assegnare la mail in questione al proprio responsabile.
Se il nostro obiettivo è invece quello di archiviare la mail in una data cartella si dovrà scegliere l’opzione Modifica e tramite un’altra finestra a comparsa potremo decidere in che cartella indirizzare la mail.
Anche in questo caso l’opzione è raggiungibile tramite i comandi a scelta rapida consigliati da Outlook.
